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文書管理アドバイザーサービス ペーパーレスオフィスから内部統制強化まで
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1. オフィス文書管理の悩みを解決いたします
ご担当者様の立場になり一緒に考え、現状の課題を洗い出し
解決へ向けてサポートを全面的に行います。
お客様との重要な契約書をはじめとして、通常オフィスで行われる業務では大量の紙文書を取り扱います。これらの情報管理には専門のノウハウが不可欠であり、ただ単にまとめて保管しておくだけでは、検索性・安全性・スペース等のあらゆる面で問題が発生します。
これらの悩みは、早めに対処しなければ、情報の増加に伴い、どんどん大くきなっていきます。
2. 今までにご相談頂いたご担当者様からのキーワードは
膨大な紙文書の電子化と管理、業務連携した文書管理システム、
内部統制強化、コンプライアンス対策、環境問題、ペーパーレス...
一言で文書管理の悩みと言いましても、お客様ごとに課題は様々です。
例えば、書類探しにムダな時間が費やされ大事な仕事がおろそかになっている、監査の際に重要書類や個人情報の取り扱いの安全性について指摘された、事務所移転にあわせてペーパーレス化を進めたい、震災や津波・火災などに備えBCP対策が不可欠、などなど。
3. 文書管理システムご導入の一般的な手順
システムの方向性を決める重要な工程になります。
文書管理システムの構築には、組織だった導入計画が不可欠です。まず明確な目標がなければ方向性が定まらず、結果的に何の進展も無くプロジェクトが頓挫してしまう可能性が高くなります。
また、現状を性格に把握することなく高い理想でのみ進めば、途中で挫折してしまいます。
こういった状況に陥らないように、システム導入はきちんとした手順で進める必要があります。
第1段階 導入計画作成 ・トップダウンによる発足
・役員・管理職・担当レベルまでの
 幅広いメンバー選出
・強力な組織(事務局)を作る
第2段階 減量作戦 ・客観的な調査を行う
・ファイリング共通項目の選出
第3段階 管理ルール再検討 ・出来るだけシンプルなルール 
 (各部門での裁量を認めることも方法)
・長続きさせるための手順書作成
第4段階 導入準備 ・各部門の担当者による管理
 (個人レベルでの管理保存は禁止)
先行導入部門或いは全社一斉の決定
第5段階 システム導入 ・全社共通。部門固有管理の明確化
・全員の意識統一と持続
第6段階 運用 ・定期的な見直し
・全員の意識統一と持続
 
4.文書管理の導入成功の鍵
1.目的の明確化(ツールはあくまで道具)
2.現場での要件整理が必要
3.継続性のある運用、取り組み
4.100満点は求めず重要なことから実現する
文書管理システム成功のためにはポイントがいくつかあります。言い換えれば失敗しやすいところを、いかにうまく避けるかということが重要になります。文書管理をはじめて始める、あるいは見直す場合、全員が素人ではなかなか思ったようには進みません。そんな場合は必要に応じて、専門家や経験者のアドバイスを得ることが成功への早道です。
5.文書管理による5W1Hの解決と業務効率化推進
文書の管理・検索手段の機能性向上により大幅に業務効率化
様々な角度で必要な文書が見つかるようになれば文書管理システムの導入は大成功です。
文書管理システムがうまく回りだせば、検索業務の効率化が図られ、本来やらないといけない重要業務に割く時間が増え、生産性が上がります。また合わせて、文書キャビネットに対するアクセス制限や操作ログの取得等のセキュリティ強化、各種バックアップによる情報資産の保全、BCP対策、ペーパ−レス化による環境貢献等、数多くのメリットが生まれます。
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