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紙文書電子化サービス導入事例
解決したい問題点 ソリューション 導入効果 今後の展望
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アセット・インベストメント・アドバイザーズ株式会社 様 膨大な紙文書を電子データ化。省スペースによるコスト削減や業務効率の向上を実現。
アセット・インベストメント・アドバイザーズ株式会社様(以下、AIA様)は、世界中の投資家を顧客として不動産ファンドの投資運用を基幹事業とされています。不動産ファンド事業の特性上、一件一件のファンドにおいて膨大な数の契約書類等の紙文書が発生します。それらを整理し、省スペースや業務効率の向上を図るため、弊社のドキュメント管理システム「FilingStars」の導入および、紙文書の電子化サービスをご利用いただきました。

大型キャビネット70本分に及ぶ、膨大な紙文書を電子データに。
解決したい問題点

キャビネット70本分に及ぶ膨大な書類を整理して、省スぺースを図りたい。

外部関係者からの問い合わせ等に、迅速かつ効率的に対応したい。
重要な契約書類等の紛失・破損のリスクを減らしたい。
内部統制を強化する上で、確実な証跡管理を実現したい。
アセット・インベストメント・アドバイザーズ株式会社 取締役 資産管理部長 田實裕人様
アセット・インベストメント・アドバイザーズ
株式会社
取締役 資産管理部長 田實裕人様
AIA様が展開している不動産ファンド事業では、ファンドを組成するごとに膨大な数の契約書類等が必要になります。たとえば、投資家との契約書やローン関連契約書、取得した不動産の契約書、テナントとの賃貸借契約書などのほか、SPC(特定目的会社)設立に関連する書類やその他不動産を証券化する上での関連書類などが存在します。AIA様ではこれらの書類をファンドごとにバインダーにファイルし、オフィス内に置いた大型キャビネットに収納して管理しており、トータル60〜70件のファンドを手掛けていることから、書類用キャビネットは約70本にも及んでいました。

AIA様の常務取締役で管理部門の統括責任者であり、親会社となる持株会社アセット・マネジャーズ・ホールディングス株式会社(以下、AMH様)の取締役常務執行役でもある石原実様は、次のように語ります。
「業種上、運用資産に関する文書管理には、保管信頼性はもちろん、検索性や閲覧の迅速性などが求められると思います。これを解決する手段として何らかのシステムが必要となる。
また、東京の一等地にオフィスを借りていて、そこにキャビネットをたくさん置いておくのは効率的ではないですよね。であるならば、紙文書を電子化してシステムにて処理する方が良いでしょうし、原本は信頼できる倉庫に預けたほうが安心。コスト面でもシステム投資と省スペース化して浮く賃料を考えると、投資メリットもある。そういった理由で紙文書の電子化に踏み切りました。」

また、AIA様の取締役資産管理部長の田實裕人様は、省スペース以外にも電子化の目的があると言います。
「不動産ファンド事業の場合、誰がどういう意思決定を行って運用したか、その証跡をきちんと残しておくことが重要です。その意味でも、契約書類のみならず、稟議書なども電子化して、証跡をわかりやすい形で残し、内部統制を強化したいという目的もありました。」

弊社ではAIA様のプロジェクトに先駆けて、持株会社であるAMH様にFilingStarsを導入し、不動産物件資料や契約書、稟議書等の紙文書の電子化を担当させていただいていました。その実績により、AIA様でも弊社の紙文書電子化サービスおよびFilingStarsが有効であるとご判断いただき、AMH様に引き続き、AIA様でも弊社が担当させていただくことになりました。
解決したい問題点 ソリューション 導入効果 今後の展望

紙文書の電子化により、さまざまなメリットが。
AIA様の紙文書の電子化は2009年10月下旬からスタートし、2010年の1月には電子化すべき書類のほとんどの電子化が完了しました。
今回の電子化作業では、閲覧頻度の低い過去の書類についてはお預かりして弊社内で作業を行い、運用中のファンドの関連書類および持ち出し禁止の重要書類についてはAIA様のオフィスに弊社スタッフが赴いて現地で作業を行いました。なお、お預かりした書類は鍵付きの専用ケースに入れて持ち運び、厳重な管理を施した上で電子化作業を施しています。

今回、膨大な紙文書を電子データ化したことで、AIA様ではさまざまなメリットが生まれ始めています。
●約70本のキャビネットが半数に。
AIA様のオフィスに置かれていた約70本もの大型キャビネットは、書類の電子化により、約半数にまで削減。電子化した書類の原本は外部倉庫に保管委託しました。今回の電子化プロジェクトと並行して、AIA様やAMH様を含むアセット・マネジャーズグループ様ではグループ全体でオフィスを2フロアから1フロアに縮小してコスト削減を図るという計画を進めており、AIA様のキャビネットを半減できたことはグループ全体の省スペースに大きく貢献しています。
証跡の管理・閲覧が容易に。
省スペースと並んで電子化の大きな目的のひとつであった証跡管理も、FilingStarsによってきちんと行えるようになりました。「以前はバインダーをペラペラめくって、誰がどのような運用を行ったかを確認していましたが、現在では簡単に運用の証跡を画面上で閲覧できるようになりました。稟議書等の原本を手元に置いて作業を行うのは管理責任等の心理的負担がありましたが、それも無くなりましたね。」(田實様)
上越ケーブルビジョン株式会社 技術部技師長 米川 晃様
アセット・インベストメント・アドバイザーズ
株式会社
資産管理部シニアアソシエイト 駒田和子様
●外部関係者への対応も迅速に。
AIA様の資産管理部シニアアソシエイトの駒田和子様は、お客様をはじめ外部関係者の方々からのお問い合わせに迅速に対応できるようになったと言います。
「外部関係者の方々から電話で契約関係の問い合わせがあった場合、以前は電話を中断してキャビネットまで行って書類を確認していましたが、今ではデスクのPCで必要な書類を検索すればいいので、相手をお待たせすることなく対応できるようになったのが大きいですね。」
●ファンドごとに閲覧制限を。
AIA様では複数のファンドを同時に運用しており、一件一件のファンドを分別管理しなければなりません。また、案件によってはテナントの賃貸借契約などの個人情報を取り扱っているため、FilingStars上でファンドごとに閲覧制限を設けて、閲覧権限を持たないスタッフは閲覧できないようにしてセキュリティを高めています。
●紙の出力を削減して、地球環境にも貢献。
アセット・マネジャーズグループ様は地球温暖化国民運動「チャレンジ25」に参加しており、エコに貢献することはグループの倫理網領のひとつにもなっています。今回、紙文書を電子化したことにより、PC画面上で必要書類を閲覧できるようになり、たとえば外部関係者から「関係書類を送って欲しい」という依頼があった場合も、画面上の処理で必要書類をPDFデータとしてそのままメール添付で送信でき、コピーや出力の機会が大幅に削減できました。



<紙文書電子化サービスのフェーズ>
紙文書電子化サービスのフェーズ
解決したい問題点 ソリューション 導入効果 今後の展望

さらに使い勝手の良いシステムを目指して。
解決したい問題点
キャビネットの本数が半減し、オフィス面積の縮小が実現できた。
検索性が向上し、必要な時に必要な資料をすぐに取り出せるようになった。
外部関係者からの問い合わせや必要書類の送付依頼に、迅速に対応できるようになった。
不要な出力やコピーが大幅に減少し、エコの面でも貢献できている。
2010年2月現在、電子化作業はほぼ完了し、FilingStarsの運用がスタートしたところ。今後新たに発生する書類に関しては、スキャニングが容易にできる稟議書等はAIA様の社内で、サイズや形状が一定でない契約書類については月一回程度弊社がAIA様に赴いて電子化作業を行うことになっています。

今回の電子化プロジェクトについて、田實様からは「膨大な書類を電子化するということで、大変な作業になるのだろうと思っていましたが、予想よりも短期間で、しかもスムーズに電子化できたので驚きました」との言葉をいただきました。

AIA資産管理部所属 城本雅世様
アセット・インベストメント・アドバイザーズ
株式会社
AIA資産管理部所属 城本雅世様
また、AIA様のオフィスに赴いて行った電子化作業において、リスト制作などを担当されたAIA様の城本雅世様は、弊社の対応について次のように語ってくださいました。
「契約書類は形状もサイズもバラバラだったので、スキャニングは大変だったと思いますが、電子化されたものを見ると、すべてきれいに整っていて“すごい!”と思いましたね。作業中は途中で修正や追加をお願いしても、すぐにその場で対応してくださるので、とても助かりました。」
解決したい問題点 ソリューション 導入効果 今後の展望

さらなる展開に向けて
今後の展開について、石原様にうかがいました。
「たとえば、契約書類等の原本が必要な場合、FilingStarsの画面上で操作すれば、自動的に倉庫から原本が送られてくるようにするなど、将来的にはFilingStarsと他のシステムを連動させることも視野に入れています。また、今後運用を進めていけば、まだまだ便利になる余地があると思いますので、NECマグナスコミュニケーションズさんにはさらに深く弊社の業務をご理解いただいて、我々と一緒に“より使えるシステム”へと進化させていきたいですね。」

また、FilingStarsを実際にお使いいただいている現場からも、導入前には予期し得なかった「こういうことができたら、もっと便利」といった声も挙がりつつあります。弊社では、こうしたお客様のご要望にひとつひとつお応えしながら、より使いやすいシステムへと改善を重ねていきたいと考えています。

弊社営業担当からのコメント

NEC マグナスコミュニケーション株式会社 第一営業部 金谷陽介
NEC マグナスコミュニケーション株式会社
第一営業部 金谷陽介

アセット・マネジャーズ・ホールディングス様へのFilingStars導入から2年が経過しました。
導入効果を十分にご評価いただいた上で、アセット・インベストメント・アドバイザーズ様には紙文書電子化を付加したサービスを提供し、管理者様利用者様の立場にたったシステム作りのお手伝いをさせて頂きました。
今後、ご要望事項を製品開発にも反映させていただき、さらに使い勝手の良いシステムをご提供させていただけるよう取り組んでまいります。
末永いお付き合いを宜しくお願い致します。



IT、で、エコ
紙文書を電子化することにより、紙の出力や保管スペースの削減が実現できます。ちなみにA4書類で10,000枚/月の紙利用を減らすと、1051.2kgものCO2削減(スギ75本分※の年間吸収量)になるとされ、地球温暖化の防止にもつながります。

※林野庁/こども森林館ホームページ「岐阜県収穫予想表」のデータを基に試算。
 50年生のスギ1本につき、1年間に約14kgのCO2を吸収するといわれています。

IT、で、エコ
アセット・インベストメント・アドバイザーズ株式会社 様

不動産分野および金融分野を事業領域に資産運用ビジネスを展開する、アセット・マネジャーズグループの不動産投資運用事業会社として、日本でも有数の不動産ファンド組成数を誇っています。同グループでは“Solution For The Future.”をビジョンに掲げ、グループ各社がそれぞれのプロフェッショナリティを活かしながら連携することで、お客様にワンストップで高度かつ多様なソリューション・サービスを提供されています。

 
所在地:〒100-0011 東京都千代田区内幸町一丁目1番1号 帝国ホテルタワー
TEL:03-3502-4886
URL:http://www.assetmanagers.co.jp
設立:平成19(2007)年4月
事業内容:不動産ファンドに係るアセットマネジメント

本製品はNECネッツエスアイ株式会社での取り扱いとなりました。
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