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導入事例
解決したい問題点 ソリューション システム図 導入効果
お問い合せ
株式会社シー・ティー・ワイ様 契約書や工事指示書を電子ファイリング。省スペースに加え、個人情報保護や顧客サービスの強化に貢献。

株式会社シー・ティー・ワイ(CTY)様は、三重県四日市市を拠点にテレビ放送サービスとインターネットサービスを提供されているケーブルテレビ局。契約者数は延べ約20万世帯にのぼり、その契約書や工事指示書は膨大な数になるといいます。CTY様では、これらの書類を書庫で保管されていましたが、スペースの有効活用、個人情報保護の強化、顧客サービスと業務率の向上などの観点から、FilingStarsを導入いただき、書類の電子化を進めることになりました。


膨大な量の書類が、保管スペースと業務効率を圧迫。
解決したい問題点
増え続ける契約書や工事指示書の保管スペースの確保に困っていた。
必要な書類を探し出すにも、ファイル数が膨大なため、時間がかかっていた。
顧客からのお問い合わせに、より迅速に対応したい。
顧客情報が記載された書類の破損・紛失・漏えいに備えたい。


経営企画室社内
システム担当 リーダー
中島基樹様
 
CTY様の契約者数は、テレビ放送サービスで約15万世帯、インターネットサービスで約4万7千世帯にのぼります(2007年1月現在)。契約にあたっては契約書、また、ケーブルの引き込み工事やCTYデジタルチューナー等の機器の設置工事にあたっては工事指示書がそれぞれ発生し、その原本を契約世帯ごとにクリアファイルに入れ、書庫のキャビネットで保管されています。
1契約世帯あたりの書類は基本的には3枚(契約書1枚、工事指示書2枚)ですが、CTYデジタルチューナーの追加取付工事や家屋の建て直し等によってケーブルの付け替え工事を行った場合など、多いところでは1世帯10枚近くになるものもあり、トータルでは約70〜80万枚の書類が保管されているといいます。
加えて、ひと月あたり約1,000件の新規契約者があり、すでに契約されているお客様も地上デジタル放送サービスへ移行される際に新たな契約書が必要なことから、書類は今後も増え続け、近い将来には収納スペースが限界に達することが予想されていました。

契約書など顧客関連の書類が
所狭しと保管されている書庫
 
 

収納スペースの問題以外にも、書類が増え続けることによる業務上の不都合がありました。それは、お客様からの問い合わせで契約書や工事指示書を確認する必要がある場合、スタッフが書庫へ出向いて膨大な量のファイルから該当書類を探し出さなくてはならず、その結果、お客様をお待たせしてしまうという点。とくに本社から約20km離れた「いなべ営業所」で同様の問い合わせを受けると、そのたびに本社スタッフに依頼して必要書類を探してもらうため、お客様への回答に相当の時間がかかり、顧客サービス面でも業務効率面でも問題となっていました。
また、個人情報保護上の課題もありました。CTY様では、本社ビルの入退館に指紋照合によるセキュリティを施すとともに、契約書や工事指示書は書庫から帯出してはならないという厳格なルールを定めて顧客情報の保護に努められていますが、紙ベースの書類のままでは、紛失したり、破れてしまう危険性は拭い去ることができず、不安を抱かれていました。

そこで、こうした諸問題を解決し、今後も増え続ける書類に対応していくために、CTY様ではファイリングシステムを導入して、契約書および工事指示書の電子化を進めることをご決断されました。

契約書管理「FilingStars」



解決したい問題点 ソリューション システム図 導入効果

優れた操作性により、円滑に書類の電子化を推進中。


1.登録の操作性が導入の決め手に。
ファイリングシステムの導入にあたっては、3社のシステムが比較検討の対象になりました。各社とも導入コストは大差がなかったそうですが、決め手となったのは登録作業の操作性でした。今回の最大の課題は、これまで紙ベースで保管していた70万〜80万枚もの書類を効率的に電子化すること。その点、FilingStarsは操作が簡単なので、誰もがスピーディに登録作業を行えるとして、高い評価をいただき、導入の運びとなりました。
現在は、月初から20日までは外注スタッフのオペレーター2人が常勤して既存書類の登録作業を行い、月末は社内スタッフが新規に発生した契約書等の登録作業を行っています。当初の計画では、1日300枚、年間10万枚の登録を目標とされていましたが、FilingStarsの操作性に加え、オペレーターが作業に慣れてきたこともあり、今では1日1,000枚を超えるスピードで登録作業が進められています。
外注スタッフとして実際に登録作業を行われているオペレーターさんからは、「他のファイリングソフトも使ったことがありますが、それに比べて、FilingStarsは手間もかかりませんし、何より登録が速いですね」という感想をいただきました。

2.将来のネットワーク化にも対応。
将来はお客様カウンターでも
FilingStarsの顧客情報を閲覧可能に
 
CTY様では、本格的な情報戦略をスタートさせたばかりということもあり、FilingStarsによるドキュメント管理システムのほか、顧客管理システムやコールセンター用のシステムがそれぞれの部署で稼働しており、お互いの連携はまだ十分になされていないのが現状です。
FilingStarsはさまざまなネットワーク環境に柔軟に対応できることから、将来的には、各システムをネットワーク化し、コールセンターでも、本社1階のお客様カウンターでも、営業所でも、お客様の問い合わせなど必要に応じて、その場でFilingStarsで管理している契約書や工事指示書を閲覧できるようにしていくことがひとつの目標となっています。
解決したい問題点 ソリューション システム図 導入効果

システム図

解決したい問題点 ソリューション システム図 導入効果
 

解決したい問題点
紙ベースで保管していた膨大な書類をスピーディに電子化できている。
操作が簡単なため、専属のスタッフでなくても登録作業を行うことができる。
将来のシステム統合に向けた基盤づくりができつつある。

今後の展望

1日200件近い問い合わせがある、
コールセンターもネットワーク化を推進中
 
現在は、契約書と工事指示書の電子化を進めている最中であり、登録データの本格活用は登録作業が完了してからになります。したがって、FilingStarsの実力をフルに発揮できるのはもう少し先になりそうですが、CTY様では、テレビのアナログ放送が終了する2011年をめどに全社的なシステムの統合を図っていくという目標を掲げられており、それに向けて着々と準備が進められています。
また、社内にはお客様に関わる書類以外にも、稟議書、申請書、番組制作に関する契約書など、紙ベースでやりとりや保管されている書類が数多くあるということですので、これらもいずれは電子化して効率的な管理や運用を行っていただけたら、と考えています。

今回のFilingStars導入にご尽力いただいた、経営企画室・社内システム担当リーダーの中島基樹様からは次のようなコメントをいただきました。
「これまでは各部署がそれぞれシステムを導入して、それぞれで運用を行っており、非効率的な点も見受けられました。しかし、このたび社内全体のシステムを管理する部署ができましたので、今後は各部署の業務を横断的に捉え、より効果的なシステムを構築していきたいと考えています。その意味でもNECマグナスコミュニケーションズさんには、FilingStarsのさらなる活用方法も含め、さまざまな面でご相談させていただきたいと思っています」。


株式会社 シー・ティー・ワイ 様

三重県四日市市に本社を置くケーブルテレビ局。四日市市・いなべ市(東員町を除く)・桑名市長島町・菰野町・木曽岬町の3市2町をサービスエリアに、テレビ放送サービス、インターネットサービス、IP電話サービスを提供されており、同エリアでのテレビ放送サービスの加入率は90%以上にのぼります。また、地上デジタル放送によるハイビジョンのコミュニティチャンネルの制作や、同軸ケーブルを使った超高速インターネットの実験を行うなど、時代を見据えた先進的な取り組みも推進されています。

株式会社 シー・ティー・ワイ 様
  ■所在地:〒510-0093 三重県四日市市本町8番2号
■TEL:059-353-6500
■URL:http://www.cty-net.ne.jp/
■創立:昭和63年
■事業内容:ケーブルテレビ事業、インターネット事業等

本製品はNECネッツエスアイ株式会社での取り扱いとなりました。
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