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神奈川県 自治体病院様  正確かつ厳重な管理・運用が求められる、 病理データを電子ファイリング

神奈川県下の総合病院として、市民の健康を守り続けている自治体病院様は、患者さまの身体から採取した病変の組織や細胞を検査・診断する「病理科」を備えています。「病理科」では、毎日多くの病理診断を行っており、その1件ごとに発生する申込書や報告書などの書類を既存のファイリングシステムで管理されていました。しかし、システムが老朽化したため、このたび新たな後継機としてFilingStarsをご指名いただきました。


患者さんの病歴や病状経過を知る、重要な症例データを新システムへ。
解決したい問題点
日々の業務に使用するため、新たなシステムの迅速な導入が不可欠だった。
旧システムで管理していた病理データを、すべて新システムへ移行したい。
過去の病理データを汎用性の高いフォーマットに変換したい。


「病理報告書」 「病理申込書」
自治体病院様の病理科では、各臨床医から検体と一緒に届く「病理申込書」、診断結果を担当の臨床医に報告する際に作成する「病理報告書」、そして「切り出し図」と呼ばれる臓器の割面図などを既存のファイリングシステムで管理されていました。しかし、10年以上前に導入した旧式のシステムのため、老朽化による不具合に加え、他の機器との互換性や容量オーバーの問題も重なり、かねてより新たなシステムの導入を検討されていました。



新システムを導入するにあたっては、次のような条件がありました。 ひとつは、既存のファイリングシステムで管理している病理データは、 患者さまの病歴や病状の経過を知る上でも、また、病理医が診断を下すための判断材料としても、きわめて重要なものであるため、過去のデータをすべて完全な形で移行すること。また、将来的な運用面を考慮して、特殊なフォーマットで保管されているデータを汎用性の高いフォーマットに変換すること。この2点をクリアすることが必須でした。

そして、病理専用のシステムなども市販されている中で、とくにデータ移行が完璧かつスムーズに行えるという観点から、FilingStarsを導入いただけることになりました。


解決したい問題点 ソリューション 導入効果 商品紹介

過去のデータ管理と未来の電子化の双方に対応。


1.患者さまプライバシーに配慮したデータ移行
病理データは、適切な治療を行う上で重要であると同時に、患者さまのデリケートな個人情報でもあるため、データの移行作業にあたっては、機密保持契約を結び、データのやりとりをすべて手渡しで行うなど、慎重な取扱いに努めました。 そして、旧システムで管理されていた画像データを含む数万件の病理データのフォーマット変換もスムーズに行うことができました。また、患者さまの氏名やID番号、検体番号などから、簡単に過去の病理データが検索できるよう、紐付けも行いました。 その結果、臨床医などからの過去の病理診断に関する問い合わせに、「従来より、はるかに迅速に回答できるようになった」とお喜びいただいています。


2.将来の展開を見越したシステムを導入
電子カルテが普及しつつあるように、医療業界では急速に電子化が進んでいます。自治体病院様でも、将来は電子化を進める意向をお持ちであることから、今回はFilingStarsの中でも拡張性と大量のデータ管理に優れたFilingStars Enterpriseをご提案し、導入いただきました。


現在、FilingStarsで管理する病理データは、情報の機密性の観点から、閲覧は病理科のスタッフだけに限定し、担当臨床医への報告はメッセンジャーを介して紙ベースで行っています。しかし、将来的にはWeb上から担当臨床医も閲覧できるようにし、業務の効率化と迅速化を図りたいとしており、その点、FilingStars Enterpriseであれば、手間をかけることなく、簡単にWeb環境に対応させることが可能です。


3.間違いが許されない業務のため、さまざまな工夫を。
人の生命を預かる医療現場は決して間違いが許されない世界であることから、病理科ではファイリングにも独自のルールを設けて運用されています。
例えば、各臨床科から検体が届くと、デジタルカメラで検体と申込書を同一フレームに入れて撮影し、その画像をFilingStarsで管理することで、検体の取り違えを防いでいます。こうした作業も、FilingStarsは登録スピードが速いことから、手間なく行えるようになりました。
また、入力ミスを防ぐため、患者さまのID番号をキーに氏名、臓器の種類、採取日などの属性情報は、データベースからCSV経由でFilingStarsに落とし込み、FilingStars上で文字情報の入力は一切行わないというルールを設けられています。


解決したい問題点 ソリューション 導入効果 商品紹介
解決したい問題点
 
過去の病理データの問い合わせに、迅速に回答できるようになった。
臓器の切り出し図面をカラー画像で保管できるようになった。
低コストで新システムに移行できた。
将来の電子化に向けた基盤づくりができつつある。
属性情報のデータベース連携による、正確かつ迅速な登録。
患者さまの個人情報の管理。
他システムとの連携でさらに院内業務の効率アップ

病理・臨床検査科 磯崎勝様
そのほか、FilingStarsを導入したメリットは数多く、例えば、旧システムでは白黒の画像しか保管できなかったものが、カラー画像が登録できるようになったことで、臓器の写真などをわかりやすい形で残せるようになりました。 また、FilingStarsは操作性が簡単で直観的に使えるため、病理部の誰もが登録作業を行えるようになり、業務の効率化にも貢献しています。さらに登録の手間が少ないことから、保管すべき書類や画像以外でも、検査工程の画像や検体のさまざまな画像などを登録しておくようになり、こうした積み重ねが、病理診断精度の向上やミスの防止に役立つのではないかと期待されています。

今回、FilingStars導入の窓口となっていただいた、病理・臨床検査科の磯崎勝様にお話をうかがいました。 「当病院でも電子化の話が急速に進んでおり、将来的には、病理診断の画像、レントゲン写真、内視鏡写真などを一元管理し、さらに患者さまのデータベースと連動させることで、患者さまのID番号を打ち込むだけで、その人に関する病状や病歴のデータや画像がトータルに閲覧できるようなしくみを目指しています。 こうした状況を踏まえたとき、汎用性が高く、拡張性にも優れたFilingStarsの導入は、将来の電子化にも十分対応できることから、良い選択であったと思います。また、低コストで導入できたことも大きなポイントですね」。

今後は、FilingStarsのみならず、さまざまな形で自治体病院様全体の電子化の推進にご協力できれば、と考えています。

本製品はNECネッツエスアイ株式会社での取り扱いとなりました。
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