ドキュメント管理システム「FilingStars」導入事例 - NECマグナスコミュニケーションズ

財団法人日本品質保証機構様 ISO等の認証業務に欠かせない審査報告書の管理・閲覧に。

日本品質保証機構様（以下、JQA様）は、マネジメントシステムの国際規格であるISOをはじめ、幅広い分野で認証業務を展開されている国内最大級の総合的な認証機関。特にISO9001および14001の審査登録件数は国内トップシェアを誇ります。JQA様では、認証業務を遂行するうえで必要不可欠な審査報告書等の管理に、弊社のドキュメント管理システム「FilingStars」をご活用いただいています。

●既存システムのサポート終了に伴い、新たなファイリングシステムを探していた。

●全国約800名の審査員が簡単な操作で報告書等を閲覧できるようにしたい。

●旧システムで管理していた膨大なデータを、完璧かつスムーズに移行したい。

近年、CSRやリスクマネジメント等の観点から、ISO9001（品質マネジメントシステム）、ISO14001（環境マネジメントシステム）の認証を取得する企業が増えています。JQA様は、国内に50を超えるISOの審査登録機関が存在する中でシェアNO.1の実績を持ち、全国約800名の専属審査員があらゆる業種の審査・認証を行っています。

マネジメントシステム部門
認証センター　認証部　部長　森廣義和様

今回JQA様に導入いただいたドキュメント管理システム「FilingStars」で管理されているのは、お客様に審査内容と結果を報告する審査報告書、次回審査のための申し送り書類、お客様の基本情報を記した企業データなど。ISOの認証を取得した企業がそれを継続していくためには、半年もしくは1年ごとの定期審査、3年ごとの更新審査が必要になります。審査員はそのたびに過去の審査報告書等に基づいて、「前回審査で課題に挙げられていた部分は改善されているか」「これまでの審査で、まだ審査しきれていない箇所はどこか」などを確認して、審査に臨むことになります。また、同一企業の審査であっても前回と同じ審査員が担当するとは限らない中で、審査報告書等のデータは、JQA様が認証業務を行ううえで欠かすことのできないものといえます。

JQA様では、2000年頃から審査報告書等の電子ファイル化を開始され、2007年の旧システムの保守期間満了を受けて、新システムの導入を検討。過去のデータ資産を完璧かつスムーズに移行できることや、将来を見据えて拡張性の利くシステムであることを条件に探されたところ、弊社のFilingStarsとそれに伴うデータ移行サービスに目を留められ、2008年11月に正式に採用いただくことになりました。

簡単かつ直観的に操作できるシステムを実現。

旧システム下では、審査員はJQA様の基幹システム上のポータルサイトにアクセスし、そこに連携した旧ファイリングシステムを呼び出して、報告書等の閲覧やダウンロードを行っていました。800名もの審査員の中には様々な年代の方がおられるため、FilingStarsも同様に基幹システムに連携させるとともに、操作画面をシンプルにして、できるだけ簡単に操作できるようにしています。

検索効率を考慮しながら、短期間で膨大なデータ資産を移行。

旧システムには約50万件（約500GB）のデータが格納されており、閲覧機会の少ないデータを除いた約25万件（約320GB）についてデータ移行を実施しました。また、データ移行を契機に新たな属性項目のルールを定め、過去データの属性変換を実施。データのカテゴリー分けを行って絞り込み検索ができるようにするなど、審査員がよりスムーズにデータ検索できるよう、属性の見直しと整理を行いました。なお、JQA様が年度内に新システムへの移行を希望されたため、約3ヵ月間という短期間でデータ移行を完遂。各種ファイリングシステムのデータ移行において豊富な実績を持つ弊社の強みを活かすことができました。

プラグイン機能で入力作業を簡便化。

審査報告書のシステムへの登録作業は、JQA様の本部で一括して行われています。この登録作業を簡便化するため、登録担当者が属性入力時にキー項目である「登録番号」を入力するだけで、他の属性情報は基幹システムから自動的に入力されるプラグイン機能を追加しました。また、一括属性入力や入力担当者ごとに入力選択肢を設定できる機能も付加することで、登録業務の効率化を実現しています。

データセンターを活用して、運用を省力化。

旧システムではサーバをJQA様の本部内に置き、自ら運用を行われていましたが、新システム導入を契機に、NECグループのデータセンターにサーバを置いて、運用を委託。これにより、データのバックアップやレプリケーション等はすべてデータセンターで行われ、JQA様のデータの管理・運用が大幅に省力化されました。

●システム更新直後も、審査員が違和感なく操作できている。

●旧システムに比べてレスポンスが格段に速くなった。

●過去のデータの属性変換を行ったことで、検索が容易になった。

新システムは2009年3月より稼働をスタート。システム更新時にありがちなトラブルもなく、順調にお使いいただいており、「旧システムに較べて、レスポンススピードが格段に速くなった」という審査員の方の声もいただいています。

今後の展望について、今回の導入にご尽力いただいた、認証センター認証部部長の森廣義和様とIT推進室の太田佳孝様にうかがいました。

「移行期間中は毎週定例会を設けて、綿密な打ち合わせを行ったことで、スムーズに新システムへ移行することができました。現在、審査報告書は審査終了後に審査員から郵送等で送ってもらい、本部で登録していますが、いずれは審査員側で直接アップロードするなどということも考えています。NECマグナスコミュニケーションズさんには、FilingStarsを活用することで、今後我々の業務をどう改善できるかという視点でいろいろな提案をいただけたらと思っています」。（森廣部長）

マネジメントシステム部門
IT推進室　太田佳孝様

「業務上、システムを止めることができない中で、新システムに切り替えなければならなかったのが大変でしたが、現場からの苦情や混乱もなく、短期間で稼働をスタートできてホッとしています。FilingStarsは拡張性も高いと聞いていますので、今後は審査書類だけでなく、契約書などといった経営上重要な書類の保管も視野に入れていきたいと思います」。（太田様）

NECマグナスコミュニケーションでは、今回のFilingStars導入をきっかけとして、今後はJQA様の業務に役立つさまざまな提案を行っていきたいと考えています。

＜構成図＞

財団法人日本品質保証機構様

1957（昭和32）年、輸出検査法に基づく指定検査機関「財団法人日本機械金属検査協会」として設立以来、認証ビジネスのトップランナーとして、日本の産業の発展に貢献されてきました。近年は、審査登録件数国内NO.1 のISO9001および14001の認証をはじめ、電気・機械製品の安全試験、計測器の校正等を行うほか、温室効果ガスの削減量の検証・認証やJISマーク表示制度に基づく製品認証のサービスにも進出するなど、つねに時代のニーズに応えながら、中立・公正な立場で信頼性の高い認証業務を展開されています。

■	所在地：【本部】〒100-8308 　東京都千代田区丸の内2-5-2
■	TEL：03-6212-9001(代表)
■	URL：http://www.jqa.jp
■	設立：1957（昭和32）年10月
■	事業内容：ISO9001・14001等の各種マネジメントシステム規格に基づく審査登録、電気製品・機械製品等の安全性・性能・電磁環境特性等に関する認証・試験、計量計測器の校正・検定、JISマーク表示制度に基づく製品認証、地球温暖化対策や環境保全に関連する審査・検証　等

▲ページTOPへ