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ドキュメント管理システム「FilingStars」 導入事例
解決したい問題点 ソリューション 導入効果 今後の展望
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社会福祉法人 京都社会事業財団 京都桂病院 様 退院サマリーや論文などを電子ファイリング。患者様サービスと業務効率の向上に貢献。
社会福祉法人 京都社会事業財団 京都桂病院様(以下、京都桂病院様)は、47,000uを超える敷地に、22の診療科目を揃え、病床数585床、外来患者様は1日 1,000名以上という京都西部エリアで最大規模を誇る基幹病院です。同院の呼吸器センターでは、80年代からいち早く退院サマリー等の診療記録を電子データ化してファイルシステムで管理・運用されており、1997年から弊社のドキュメント管理システム「FilingStars」をご利用いただいています。

80年代から、いち早く電子ファイルシステムを活用。
京都桂病院様の呼吸器センターでは、同センターを立ち上げた1975年から、退院サマリーや手術記録などといった患者様の診療記録を綿密に書き記して保管し、患者様の再入院、他の医療施設への紹介、問い合わせなどに備えていました。当初これらは紙ベースで保管されていましたが、必要な時に必要な記録を迅速に取り出せること、患者様の大切な記録を破損・散逸・劣化から守ることなどを理由に、80年代半ばにNEC社製の電子ファイルシステム「NEOfile」を導入。同時にセンターのスタッフの方々が手分けをして、これまで蓄積してきた大量の記録を専用スキャナで読み取り、電子データ化を行いました。

社会福祉法人 京都社会事業財団 京都桂病院 呼吸器センター 呼吸器外科部長 山下直己先生
社会福祉法人 京都社会事業財団 京都桂病院 呼吸器センター
呼吸器外科部長 山下直己先生
同センターで呼吸器外科部長を務める、山下直己先生にお話を伺いました。
「NEOfile導入時には私はまだこちらに赴任していませんでしたが、その当時は退院サマリーや手術記録等を詳細に記載してきちんと残しておく医療機関はまだ少なかったように思います。もし残していたとしても、紙ベースによる保存で、必要な記録の抽出には膨大な時間が掛かっていたでしょう。そのなかで、それらの記録を電子化してファイリングしていたことは画期的であり、呼吸器センターを起ち上げた先生方に先見の明があったといえるのではないでしょうか」。

その後、システムの老朽化などにより、2度のリプレイスを行い、2007年より弊社のドキュメント管理システム「FilingStars」をご利用いただいています。また、長年にわたって電子ファイルシステムを活用するなかで、患者様の記録のみならず、医師の方々が学会や専門誌で発表した論文等も電子化し、システムで保管するようになりました。
解決したい問題点 ソリューション 導入効果 今後の展望

FilingStars導入でセキュリティの強化や業務効率の向上を実現。
●約30年にわたって蓄積してきたデータを移行
FilingStarsへの移行にあたっては、前システムで保管されていた約30年分の蓄積データをすべて変換し、FilingStarsに格納した形で納品しました。また、データには患者様のデリケートな個人情報が含まれることから、データをお預かりする際には覚書を交わし、慎重な取り扱いを徹底しました。
「一度でも呼吸器センターで診療を受けた患者様であれば、次に外来で来られた時に過去の記録を瞬時に取り出すことができます。しかも、カルテの保存期間である近5年よりも遡って診療履歴を確認できる。10年以上前に受けられた手術の詳細をお話して、患者様にびっくりされることもありますね。自分の身体の履歴をきちんと把握してくれている病院があることは、患者様にとって大きな安心と信頼につながると思います」(山下先生)
●検索項目やキャビネットをユーザー側でカスタマイズ
FilingStarsはユーザー側で自由に検索項目やキャビネットを追加設定することが可能です。
呼吸器センターでは、新たな検索項目として「主治医名」を追加し、主治医の先生のお名前を入れると、その先生が手掛けた手術記録や論文が一覧表示できるようにしました。これにより、認定医・専門医の申請時や学会の準備がスムーズに行えるようになりました。また、「あいまい検索」が可能であるため、たとえば秘書の方が主治医検索をされる場合、先生の姓はわかるけれども名前がうろ覚えの時でも、きちんと検索できるようになったといいます。
●アクセス権を設定して、セキュリティを強化
FilingStarsはユーザー側で自由にアクセス権を設定することもできます。
呼吸器センターでは、IDとパスワードによってログインを管理し、システムにアクセスできるスタッフを制限。さらに細かいアクセス権を設定して、システムの運用を担当する秘書の方々はデータの追加・編集・印刷などすべての作業を行える一方で、医師の方々は閲覧のみ可能といったルールを設けて、万一のデータの漏えいや改ざんなどに備えています。
●データのバックアップもワンクリック
前システムでは、データのバックアップは定期的にシステム担当者が訪れて行っていましたが、今回はシステム導入時にバックアップ機能を追加し、ユーザー自身がワンクリックでバックアップを行えるようにしました。
呼吸器センターでは、新たな文書のFilingStarsへの登録作業は月に1回まとめて行っていますが、バックアップについては毎日実施して不慮の事態に備えています。


社会福祉法人 京都社会事業財団 京都桂病院 呼吸器センター 秘書 大島亜美様
社会福祉法人 京都社会事業財団 京都桂病院 呼吸器センター 秘書 大島亜美様
FilingStarsの運用を担当されている、秘書の大島亜美様にお話を伺いました。
「FilingStarsを導入し、前システムに較べて検索や表示のスピードが速くなり、先生方のリクエストに迅速に応えられるようになりました。また、自分たちが使いやすいように検索項目やキャビネットを自由に追加できる点もいいですね。カスタマイズを行う時は、カスタマーセンターに電話をして操作方法をお聞きするのですが、担当者の方が私たちのシステムを完璧に把握してくださっており、電話のやりとりでもまったく戸惑うことなく簡単に設定できるんです。それが素晴らしいと思いますね」。
解決したい問題点 ソリューション 導入効果 今後の展望
解決したい問題点
約30年蓄積した患者様の診療記録や論文などをすべて新システムに移行できた。
アクセス権を細かく設定できるので、セキュリティ強化につながっている。
レスポンススピードが速く、検索やプリントなどの作業が迅速に行えるようになった。
自分たちの使いやすいようにシステムをカスタマイズできるため、業務効率が向上した。
解決したい問題点 ソリューション 導入効果 今後の展望

電子カルテとの連携に向けて
京都桂病院様では、2011年より電子カルテの導入が決定しており、現在、機器を選定中とのこと。FilingStarsは他のアプリケーションと連携するためのインターフェイスを備えているため、新たに導入する電子カルテとシステム連携を図れば、電子カルテ上に設定したボタンをクリックするとFilingStarsから関連する画像データが自動的に呼び出されるといったことも可能になります。また、電子カルテを導入して稼働するまでには、既存のカルテ等を電子化する必要があるため、相当の時間を要しますが、呼吸器センターではすでに電子化されていることから、FilingStarsで必要なものだけを検索し、CSV等で抽出して簡単に電子カルテにデータを移行できるというメリットもあります。

山下先生に今後の展望を伺いました。
「FilingStarsの魅力は、テキストデータや画像データなどあらゆるデータを同一システムで管理でき、任意の項目で検索すれば、関連記録をすべて抽出できるという点にあると思っています。来年から電子カルテを導入しますが、電子カルテとFilingStarsそれぞれの得意分野を見極めながら、双方を上手に連携させていけば、これまで以上に患者様サービスや業務効率の向上につながるシステムができあがると期待しています」。

■FilingStarsで保管している文書の種類と件数
入院診療録概要(退院サマリー) 34,078件
手術記録 10,101件
気管支鏡検査・気管支造影記録 27,938件
病理組織検査書 13,751件
縦隔鏡検査(気切・生検)記録 3,007件
学会・誌上発表論文 1,780件
*2010年9月15日現在
社会福祉法人 京都社会事業財団 京都桂病院 様

阪急京都線の桂駅から専用送迎バスで約15分。緑あふれる広大な敷地に京都桂病院様は広がります。同院様は1937年開設の結核療養所を前身とし、1964年に一般病棟を併設。1975年には呼吸器・消化器・心臓血管の3センターを発足し、各センターがひとつの病院といえるほどの規模や設備を有しています。また、京都府のがん診療拠点病院に指定されており、がん診療にも力を注ぐほか、敷地内には高齢者福祉施設、児童養護施設、看護専門学校なども備えるなど、京都西部エリア最大級の基幹病院として地域の皆様の健康を守っています。

 
所在地:〒615-8256 京都市西京区山田平尾町17番地
TEL:075-391-5811 (代表)
URL:http://katsura.com
開設:1937(昭和12)年11月
病床数:585床(一般525床/結核60床)
診療科目:内科、神経内科、消化器科、外科、循環器科、心臓血管外科、呼吸器科、呼吸器外科、整形外科、産婦人科、小児科、形成外科、耳鼻咽喉科、泌尿器科、眼科、皮膚科、精神科、リハビリテーション科、放射線科、麻酔科、膠原病・リウマチ科(22科目)

本製品はNECネッツエスアイ株式会社での取り扱いとなりました。
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