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解決したい問題点 ソリューション システム図 導入効果 Filing Stars
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マブチモーター株式会社 グループウェアと連携したドキュメント管理による全社情報の有効活用と業務の効率化

マブチモーター株式会社様では、ロータス・ノーツのGUIを利用して様々なドキュメント情報を一元管理できる「FilingStars for Notes」を導入。従来、特定の担当者しか見ることができなかった情報を、誰もが自席から簡単に検索することができるようになり、基礎研究や応用技術、新製品開発、マーケティングなどの幅広い分野で有効活用されています。


限定されたドキュメント管理を全社標準システムに移行。
解決したい問題点
特許情報や技術情報等、様々なドキュメント情報を
 グループウエア上で一元管理したい
既存の社内システム同様、誰にでも簡単に違和感なく利用できるようしたい。
過去の資産(専用システムのデータ等)も、引き続き活用できるようにしたい。


マブチモーター株式会社様では、特許情報の管理や調査作業の煩雑さを解消するために、過去に知的財産課で光ファイリング・システムが導入されました。しかし、当時のシステムは専用システムのため、社内ネットワークとの併用が非常に困難でした。このため遠隔地にある技術センターでは、特許情報を調べる際、電話で問合せをしてFAXで送信してもらうという手間のかかる作業を行っていました。
また、社内のシステム標準化が進むにつれ、光ファイリング・システムの情報は、グループウェアによる社内情報の共有化から次第に取り残されて行きました。このような環境下において、急速に進む技術革新の波や多様化するお各様のニーズに素早く対応するため、このたび情報システム室を中心に全社標準システムとして新ドキュメント管理システムの構築が行われました。
導入前→導入後
解決したい問題点 ソリューション システム図 導入効果

FilingStars for Notes導入により、あらゆるドキュメント情報を全社で有効活用。


1.ノーツ感覚でドキュメント情報を検索。
[情報システム室 藤澤室長]
ドキュメント情報が、ノーツ上でメールや掲示板を使うのと同じ感覚で簡単に利用できるため、全社員が毎日のように利用しています。
 
FilingStars for Notesを導入することにより、これまで旧ファイリング・システムで蓄積されてきた特許や製造技術に関する様々なドキュメント情報が、グループウェア上で簡単に検索できるようになりました。これにより、今まで担当部門に問合せをしていた技術情報も、自席から簡単に検索することができるようになりました。特に、離れた場所にある技術センターからは、社内ネットワークを通 じて、簡単に技術情報が取得できるようになり、業務の効率化も大幅に向上したとよろこばれております。

また、FilingStars for Notesは、ノーツの画面から検索できるため、特別な操作教育を行うことなく、スムーズに導入することができました。
FilingStars for Notesは、スキャナから取り込むイメージ・データをはじめ、Word・Excel・PowerPoint等のアプリケーションデータも、一括で管理することができるので大変便利です。



2.文書の登録・検索も簡単便利
FilingStars for Notes は、ノーツの容量的な制限にも左右されません。また、登録された情報は、ノーツのリンク機能を使って表示できますので、常に最新の情報を利用することができます。
最近では、広報部門が入手したマーケティング情報の社内伝達に利用する等、利用範囲も大幅に広がってきました。

3.イメージ文書の編集が簡単便利
イメージ文書の編集には画面上で修正できるFilingStarsが便利、ノーツの制限からも解放されました。その結果 、最近、広報部門が入手した戦略的な社内情報を役職者以上にメールで伝達しております。また、その情報を見ていただく場合も、ノーツのリンク機能を使って簡単に見ることができます。今ではFilingStars for Notesを使ったドキュメント情報の社内伝達もすっかり定着しております。


[広報宣伝室 千葉様 ]
画面上で文書を修正した時に、原本と配布文書が一括で修正処理できるのも、文書管理の煩雑さが省けて嬉しいですね。
4.データ量の増加にもスムーズに対応
[情報システム室 鈴木様]
データ量が増えても、ファイルサーバを新たに追加すればよいだけですので管理がとても楽ですね

ドキュメント情報の検索や管理はノーツの機能を利用しますが、イメージやアプリケーション等の実際のデータはFilingStars for Notesのファイルサーバで管理されますので、ノーツ・サーバに負担をかけることなく情報の共有化ができます。このため保存されたデータ量 が増加した場合でも、新たにファイルサーバを追加するだけで済み、システム管理も大変簡単です。

また情報システム室では、更なる操作性・業務効率向上を目指して、カテゴリ別、拠点別など各部署の用途に合わせたビュー画面 やナビゲーターのカスタマイズ等、絶えず工夫をこらしてシステム運営にあたっています。







ドキュメント管理システムの導入に当たり気をつけた点は

ドキュメント管理システムの導入に当たり気をつけた点は、グループウェアとして使用しているロータスノーツの画面 上から検索できること、イメージビューアの操作性が良いこと、既存の資産が活用できること、そして自社で簡単にカスタマイズできることなどを重視し、FilingStars for Notesの採用をいたしました。


解決したい問題点 ソリューション システム図 導入効果
 
システム図


解決したい問題点 ソリューション システム図 導入効果

ドキュメント情報を一元管理することで、業務の効率化が図れた!

FilingStars for Notes導入後、約1000名の方々にドキュメント管理システムとして気軽にご利用いただいています。
ノーツ上で簡単にドキュメント情報が検索でき、情報の加工編集が簡単なことから、現在では全社にわたり、約1000名の方々にFilingStars for Notesを活用して頂いています。
また、管理面においても様々なドキュメント情報を一元管理できることや、データ量の増加にも簡単に対応することができる他、拡張性にも優れるため、将来的には国内だけでなく海外においても、FilingStars for Notesを使ったドキュメント情報の共有化を展開していきたいと考えています。


解決したい問題点
既存の社内システムの中で過去のドキュメント情報も含めて
 共有化することができ、全社員(約1000名)の方に有効活用されている。
イメージデータはもちろんWord、 Excel、 PowerPoint等に至る様々な
 ドキュメント情報を一元管理することができ、業務の効率化が図れた。
ロータス・ノーツのGUIを利用するので、
 社員全員が違和感なく使用でき、特別な教育を行うこともなく
 スムーズに導入することができた。



マブチモーター株式会社様概要

本社ショールーム。多岐に渡って利用されている小型モーターの製品の数々。


マブチモーター株式会社様は、1954(昭和29)年に創立以来、小型モーターの製造販売のパイオニアとして高く評価されており、長年培われた専門メーカーとしての先進テクノロジーは、現在、音響・映像分野をはじめ自動車電装分野、OA・精密分野、家電・工具等、幅広い分野で利用されております。
 

マブチモーターの技術が
カーミラーにも使われております。
■所在地 (本社):千葉県松戸市松飛台430番地 〒270-2280
■TEL:047-710-1111(代表)
■URL:http://www.mabuchi-motor.co.jp/
■創立年月日: 昭和29年1月18日
■事業内容 :小型モーターの製造販売
本製品はNECネッツエスアイ株式会社での取り扱いとなりました。
製品・サービス情報
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