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ドキュメント管理システム「FilingStarsEnterprise」導入事例
解決したい問題点 ソリューション 導入効果  
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株式会社 牧野フライス製作所 様 PanaMDSで実現していた、高機能・高性能のドキュメント管理を「FilingStarsEnterprise」でスムーズに継承。

株式会社 牧野フライス製作所様(以下、牧野フライス様)は、マシニングセンタ、放電加工機、フライス盤などの工作機械を製造・販売されており、その精度の高さで国内外のさまざまな分野のメーカーに支持されています。牧野フライス様では、図面や仕様書等の文書管理を目的に、15年以上前からパナソニック社製のドキュメント管理システムを使用されていました。後継として、NECマグナスコミュニケーションズの「FilingStars」をお選びいただきました。

他システムへの切り換えを決断。
解決したい問題点
旧システムではバックアップに時間がかかり、レスポンスも遅くなっていた。
旧システムで管理していた180万件に及ぶ文書を新システムにスムーズに移行したい。
通知やメールなどに設定したハイパーリンクを引き続き新システムでも活用したい。
牧野フライス様が、パナソニック社製のドキュメント管理システム「PanaFile」を導入されたのは、1992年のこと。その後、1997年に「マルチメディアドキュメントサーバシステム」、2003年に「PanaMDS」といった具合に、5年ごとに同じパナソニック社製の新機種へ移行されてきました。

そして、2008年に訪れる保守期間満了を控えて、ソフトウェアはそのままでハードウェアのみ更新するか、他のドキュメント管理システムにリプレイスするかという岐路に立たされました。

開発本部 技術情報室 永井克彦室長
開発本部 技術情報室
永井克彦室長
牧野フライス様の開発本部 技術情報室の永井克彦室長にお話をうかがいました。
「これまで既存のデータを移行しやすいことと、社員が使い慣れているということから、長年にわたってパナソニックさんのドキュメント管理システムを愛用してきました。しかし、残念なことに弊社に適した後継のシステムが見当たらないことから、ハードウェア(サーバ)のみの更新も考えましたが、メーカからのサポートや今後の拡張性などを総合的に検討し、将来を見据えて思い切って他のシステムを導入しようと決断しました。様々なシステムを検討する中で、最終的にデータ移行を含めたサポート体制や数多くの導入実績が決め手となり、FilingStarsEnterpriseを選定しました」。

こうして2008年3月にFilingStarsを導入が決定し、牧野フライス様のご要望をお聞きしてシステム要件を整理、さらにPanaMDSで管理している既存データの移行を行い、同年7月下旬より稼働開始となりました。
解決したい問題点 ソリューション 導入効果

既存データを移行し、従来通りに使えるシステムに。
(1)180万件の既存データを移行
製造図面
製造図面
牧野フライス様の開発製品は、その信頼性の高さと工作機械という製品特性から、販売期間は約10年間、客先での使用期間は20年以上と息の長いものが多く存在します。なかには昭和30年代に開発され、現在も売れ続けているロングセラー製品もあるといいます。そのため、販売面、メンテナンス面の両面から数十年前の図面を閲覧する機会が多分にあり、PanaMDSに保管されていた180万件に及ぶデータの完全移行は重要な作業。加えて、牧野フライス様では1日に約250枚の新規図面が発生しており、その移行にも対応する必要がありました。作業工程としては、PanaMDSのデータをディスクに書き出していただき、それを新システムに投入するというスタイルを採りました。FilingStarsへの切り換えは、国内はもとより海外からの閲覧に支障のない週末の時間帯を選んで移行作業を行い、実務への影響を最小限に抑えながら、既存のデータを完全に移行しました。


(2)TIFFデータをPDFデータに統一
PanaMDSに登録されていた文書はTIFF及びPDFのデータフォーマットが混在していましたが、データ移行に際して全文書をPDFに統一して変換しました。これにより、閲覧ソフトとしてAdobe Readerさえあれば閲覧できるようになり、TIFFデータを閲覧する際に時々発生していた「OS(PC)を変えたら閲覧できなくなった」などのトラブルが解消されたといいます。


(3)URLリンクの継承
旧システムでは、新規の通知のURLを設定して、関係各所にメールで告知し、受信したスタッフがメールに書かれたURLをクリックするとその通知に飛ぶという仕組みを構築されていいました。また、通知にはハイパーリンクが埋め込まれており、通知上の図面番号をクリックすれば、当該の図面が画面に現れるという仕組みも設けていました。この仕組みを新システムでも継承するために、既存の文書からFilingStars該当文書を連携検索できるようにし、データ移行後も以前のURLとハイパーリンクをそのまま使用できるようにカスタマイズを行いました。


(4)日英表記に対応
牧野フライス様の工作機械は海外でも高く評価されており、世界各地に販売及びサービス拠点を設けています。そのため、外国人スタッフの方々がFilingStarsからデータを検索・閲覧する機会も多いことから、画面表示の主要部分の表記を日本語と英語に手動で切り換えられるようにしました。


(5)アクセスログとアクセス制限
新システムでは、情報セキュリティの重要性を考慮して、“誰が、いつ、どのデータを閲覧したか”といったアクセス情報を容易に入手できるようにしました。また、必要に応じてFilingStarsへのアクセスを制限する機能も設けるなど、万一に備えてセキュリティ機能を強化しています。


(6)テスト期間を設けて使い勝手を検証
データ登録端末
データ登録端末
ドキュメント管理システムへ登録を行う部署は機械の設計を行う国内の4つの事業所に限られており、登録担当のスタッフの方も決まっていることから、登録スタッフの皆様に事前の操作指導を実施しました。また、スムーズな導入に向け、稼働前にテスト期間を設け、図面を閲覧する機会の多い国内外のスタッフの方々にご協力いただき、使い勝手を含めた全般的な評価を行っていただきました。
解決したい問題点 ソリューション 導入効果

今後、10年、15年のお付き合いに向けて
導入効果
既存データをURLリンクも含めて完全移行でき、データフォーマットも統一できた。
旧システムに慣れたスタッフも違和感なく使用できている。
レスポンスが速くなり、バックアップも容易になった。

FilingStars導入から約3ヵ月、現状の導入効果を永井室長にうかがいました。
「長年使い慣れたパナソニック社製のシステムをFilingStarsに代えるには勇気が必要でしたが、既存データも完全移行できましたし、使い勝手もPanaMDSと違和感なく使えているので、ホッとしています。大きいのはレスポンスが格段に速くなったこと。当社の場合、国内外から1日に約9,000件の図面へのアクセスがありますので、レスポンスの速さは嬉しいですね。また、バックアップのスピードも速くなり、以前は週1回差分のバックアップを、半年に1回全体のバックアップを取るだけでしたが、FilingStarsにしてからは差分バックアップを毎日取り、週1回全体バックアップを取っています。今後は昭和30年代までさかのぼって古い図面を登録したり、外部業者からの図面も登録していきたいと思っています」。

さらに永井室長から、検索条件の多様化等のご要望をいただくとともに、「今後、10年、15年とFilingStarsを使っていきたいので、末永いお付き合いをお願いしたい」とのお言葉をいただきました。

横形マシニングセンタa81M
横形マシニングセンタA100e

NECマグナスコミュニケーションズでは、システム導入後もお客様のご意見やご要望をお聞きし、それらを基に更なるシステム強化に向け努力しております。今回、15年以上にわたって使い慣れたシステムの後継として弊社のFilingStarsをお選びいただいたことを重く受け止め、今後とも牧野フライス様のご期待に応えていきたいと考えています。

株式会社 牧野フライス製作所 様

株式会社 牧野フライス製作所
1937年の創業以来、70年以上にわたって、工作機械のリーディングカンパニーとして国内外の製造業の発展に貢献されています。牧野フライス様のマシニングセンタ、NC放電加工機、NCフライス盤等の工作機械から生み出される製品は、電子部品、自動車のエンジン、航空機の翼など多種多彩で、なかでも金型業界ではミクロン単位の精度で金型が作れるとして高い評価を得ています。また、海外での需要も多く、シンガポール、中国、インドに工場を持つほか、米国、ドイツ、イタリア、フランス、シンガポール、中国、インド、スロバキアなど世界各地に販売及びサービス拠点を構えて事業を展開されています。
 
所在地:本社/〒152-8578 東京都目黒区中根2-3-19
TEL:03-3717-1151 (代表) 
URL:http://www.makino.co.jp
創業:1937(昭和12)年5月
事業内容:工作機械(マシニングセンタ・NC放電加工機・NCフライス盤・フライス盤・工具研削盤・CAD/CAMシステム・FMS等)の製造・販売・輸出


※本事例の社名、商品名は各社の商標または登録商標です。
本製品はNECネッツエスアイ株式会社での取り扱いとなりました。
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