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輸出入許可書管理システム「FilingStars」 導入事例
課題と導入効果 導入背景 ソリューション 今後の展望
お問い合せ
名港海運株式会社様 NACCSとの連携により、紙スキャンの手間なく、輸出入許可通知書を自動的に電子ファイリング。
 
ソリューション
カスタマイズにより、自動ファイリングや通関料管理などのニーズに対応。
■NACCS連携による、自動ファイリング。
新システムの導入条件のひとつが、これまでスキャナで読み込んでいた輸出入許可通知書の登録を省力化すること。輸出入許可通知書は「NACCS(輸出入・港湾関連情報処理システム)」を通じて発行されるため、NACCSの研究・分析が弊社にとっての大きな課題となりました。

社内の様子
社内の様子
試行錯誤の結果、イメージデータを作成できるプリンタドライバをFilingStarsに搭載し、NACCSから送られてくる印刷用電文データをもとに印刷イメージを自動生成。
そのイメージデータから申請番号のみをFilingStarsのOCR機能で読み込み、詳細情報はOCRした申請番号をキーにして該当の電文データ(TEXT)を照会し、そこからテキストを取得するという仕組みを構築しました。
これにより、スキャン作業や手入力の手間なく、自動的に電子ファイリングすることが可能になるとともに、保管した文書の検索性も高めることができました。

「NACCSから送られてくる電文は複数のフォーマットが混在しているため、100%とはいきませんが、およそ98%は自動的に読み込むことができています。当社の場合、年間を通して膨大な枚数の通関書類が発生しますので、担当者は毎日1時間近く掛けて通関書類のスキャン作業を行っていました。それがなくなったことは大きな省力化につながっています。また、手作業では2枚重なってスキャンされてしまうケースもあり、それをチェックする時間と手間もなくなりましたね。旧システムに比べ、検索条件の自由度も高まり、過去の書類を閲覧する場合もすぐに該当書類を見つけられるようになりました。」(通関部・溝口部長様)
■FilingStars上で通関料を入力可能に。
名港海運の工場
名港海運様では、これまで輸出入の許可申請に係る通関料は、別途Excelで作成したシートで管理されていました。しかし、1枚のシートに複数の担当者が通関料を入力していくため、上書き保存でミスが起きたり、データの紛失・消去の恐れなどもあり、管理面で改善の要望がありました。
そこで、FilingStarsに登録してある輸出入許可通知書と同一画面上で通関料を入力できるよう、追加カスタマイズを実施。これにより、許可書に通関料をひもづけて管理できるようになり、より信頼性の高い管理体制を構築することができました。また、担当者が各々任意のタイミングで通関料を入力できることから、業務効率の向上にもつながっているとのことです。
■旧システムの膨大なデータを移行。
旧システムで保管されていた約100万枚近い文書データは、弊社でお預かりしてデータの変換作業を行い、すべて新システムに移行しました。これにより、過去の書類もFilingStarsで検索・閲覧が可能となりました。
【システム図】
システム図

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今後の展望
さらなる展開に向けて
FilingStarsは2012年1月から稼働を開始。導入時には弊社スタッフによる操作説明を行い、その後は順調に稼働しているとのことです。

最後に、今後の活用法などについてお聞きしました。

「今回のFilingStarsの導入は名古屋本社のみですが、今後は支店やグループ会社への展開も考えていきたいですね。現状では各支店で文書管理の方法はバラバラで、取扱件数の少ないところでは未だに紙で保管しているケースもあるので、いずれは全社が同じレベルで文書管理を行えるところまで持っていきたいと思っています。また、最近は税関が通関関連書類の簡素化を掲げており、これまで提出していた書類を我々で保管しなければならず、現在試験的にFilingStarsへの登録を始めています。しかし、これらは紙のスキャンで登録しており、こちらもいかに省力化できるかを一緒に考えていただけたら、と思っています。」(通関部・溝口部長様)

今回、FilingStarsでNACCSと連携し、輸出入通知許可書をスキャンすることなく文書管理できるようになったことは第一歩だと思っています。他にも通関関連書類は数多くありますし、通関関連以外でも業務報告書など複数部署で共有すべき書類などはFilingStarsで管理していきたいと考えています。ですから、これが終わりではなく、スタート地点という位置づけで、今後ともお互いに意見交換しながら、より良いシステムにしていけたらと思っています。」(情報システム部・鈴木部長様)

NECマグナスコミュニケーションズとしては、名港海運様へのFilingStars導入を通じて、貿易業務に不可欠なNACCSと連携したシステムを構築できたことは大きな技術資産となりました。これからも名港海運様の業務に即し、より使いやすく、より便利なシステムへとレベルアップできるよう、さまざまな提案を行っていきたいと考えています。

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名港海運株式会社 様

名古屋港および中部国際空港セントレアを中心に、北米、欧州、アジアなど世界8ヵ国20都市、国内も北海道から九州まで16ヵ所の支店・営業所を持ち、海・陸・空の立体的な輸送サービス体制で国際複合一貫輸送を展開されています。その業務は、輸送、通関、荷役、倉庫管理、物流コンサルティングなど多岐にわたっており、総合ロジスティクス企業として確たる地位を築かれています。
 
所在地(本社):〒455-8650 名古屋市港区入船二丁目4番6号
URL:http://www.meiko-trans.co.jp
設立:1949(昭和24)年1月
事業内容:総合ロジスティクス事業(港湾運送業、倉庫業、貨物利用運送業、海上運送業、海運代理店業、内航海運業、陸上運送業、利用航空運送業、航空運送代理店業、通関業、梱包業など)

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本製品はNECネッツエスアイ株式会社での取り扱いとなりました。

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