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解決したい問題点 ソリューション システム図 導入効果 Filing Stars
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三菱伸銅株式会社様ドキュメント管理システム「FilingStars」+Web型承認ワークフローテンプレート「FlowLites」導入事例

高性能な銅合金を国内外に提供している三菱伸銅様のマザープラント・若松製作所では、ISOの運用管理の効率化を目的に、ドキュメント管理システム「FilingStars」とWeb型承認ワークフローテンプレート「FlowLites」の連携システムを導入。ISO文書の管理・承認・回覧の効率化を図るとともに、これまで部門により使い分けていた複数の文書管理システムを一元化、各方面 で作業効率が向上しました。 


システムのレスポンスが作業効率のネックに。
解決したい問題点
ISOの承認業務を簡略化・スピードアップしたい。
複数の電子帳票システムを一元化したい。
シンプルな操作性のシステムで文書管理を効率化したい。


若松製作所様では2003年にISO14001 環境マネジメントシステムの認証取得にあわせ、品質システムグループを中心にISO電子承認システムを導入。しかし、旧システムでは文書のダウンロードや表示・印刷等のレスポンスが遅く、日常的な作業効率の面 で大きなネックとなっていました。承認についても、どこかで承認が止まると次に進まない上、どこで止まっているのか調べる必要があり、件数が多い時期には業務が滞りがちでした。

また、上記のISOシステムとは別に、工場内の3部門では、システム特性と用途により、部署ごとに別々の電子帳票システムを活用。そのため、製造履歴・製造指示・検査項目などの各文書の共有化が困難であったり、使い勝手が異なったり、サーバの管理にも手間がかかったり等、様々な問題が発生していました。

これらの問題点を解決するために、以下のことを実施しました。
(1) 工場内3部門での別々に運用されていの電子帳票システムとISO文書管理を
「FilingStars」を使用して一元化しました。
(2) ISO文書管理とISO文書の承認ワークフローとの連携を
「FilingStars」+「FlowLites」で実現しました。


解決したい問題点 ソリューション システム図 導入効果

ISO文書の承認も電子認証も効率的に。

解決したい問題点
非公開用のExcel、Word等のアプリケーションデータと
 公開用のExcel、Word等のイメージデータとを区分することで、
 文書のセキュリティーが強化され、文書参照が効率的となった。
並列承認ができるようになり、承認にかかる時間が大幅にスピードアップした。
3部門の電子帳票システムの一元化で、作業効率が向上した。
管理サーバがひとつにまとまり、メンテナンスしやすくなった。


1.システム連携で承認業務がスピードアップ
若松製作所 取締役副所長
(品質保証部長兼務) 西田憲一様


 
ISO文書の運用については、文書管理と回覧承認をより効率的に進めるため、文書の改版・管理にはFilingStars、回覧・承認にはFlowLitesと、ふたつのシステムの役割を大きく分けてシステム構築を行ないました。このことにより、文書管理とワークフローという各々のシステムの特長が活かされるとともに、連携による新たなる強みが発揮される訳です。

例えば、ISO文書の管理では改版すべき書類の選択間違いが発生しやすいものですが、FilingStars側で文書を選ぶ際に条件検索することにより、間違いの発生を事前に防止することができます。また、申請用の非公開キャビネットと、誰でも見られる公開キャビネットを分けて設置することにより、セキュリティも強化。FlowLitesの非公開キャビネットですべての申請が通 ってから、公開キャビネットに上げられる仕組みとなっています。


操作マニュアルの作成を担当された
品質システムグループ 斎藤典子様

 
 
システム導入後、ISO文書管理を行なっている品質システムグループでは、「これまでできなかった並列承認ができるようになり、承認スピードがかなり早くなりました」と、旧システムとの差を実感していただけました。また、承認状況が一目で確認できるため、管理の手間も大幅に解消されました。新システム導入後は承認の滞りはまだ無いそうですが、再催促のメールを自動発信する機能は「催促メールを何度も送らなくて済む」と好評です。

上記以外にも、デフォルトで承認ルートの選択・増減・変更が自在にできる機能や、文書単位の回覧ルートの事前登録の機能等も追加し、機能性も大幅にアップ。本格的な展開はまだまだこれからという段階ですが、概ねご満足いただけております。


2.3部門の電子帳票システムを一元化
品質システムグループ
主任技師 宇都木剛様


 
これまで工場内の3部門で別々に使い分けていた電子帳票システムに関しては、それぞれ別 々のデータ型式で管理されていましたが、すべて標準型式に変換の上、データ移行を行いました。Filing Starsの導入にあたっては、社内で操作マニュアルを作成し、事前に配布。部署や業務内容を問わず「操作が簡単」「ひとつのシステムの中で、ソフトを意識せず使えて便利」との声が聞かれ、使い勝手の良さを早くも実感いただいているようです。

また、スキャナ取込み枚数も増え、各部門のデータベース化も大幅にスピードアップ。個々の端末での文書の検索スピードも向上し、業務の効率化に役立っている他、サーバも3台から1台にまとまり、メンテナンスが容易になり、省スペース化、低コスト化も同時に実現できました。



3.全社的なシステム活用
三菱伸銅様では、全社において「ISO9001品質保証システム」の認証に基づき、徹底した品質管理体制を構築されています。今回導入いただいたシステムは、1000件を超えるISO文書を中心に、約500名の社員の方が、全社的なISO承認管理にご活用いただいています。


導入時にNECマグナスコミュニケーションズがサポートしたポイント


1.デモ版による実運用のシミュレーション
旧システムとの違い、ISO承認の簡略化を実感していただけるよう、事前にデモ版によるシミュレーションを行ないました。それをご覧いただき、現場でどのように活用できるかというイメージを膨らませていただいた上で、ご要望を掘り下げていき、システム構築に取り入れました。


2.ご要望への迅速な対応
ご要望・ご提案には迅速に対応するように努めながら、システムのカスタマイズを行ないました。導入までのご要望にほぼお応えできたことで、システム管理の担当者様からは及第点をいただけました。


 
解決したい問題点 ソリューション システム図 導入効果


システム図


解決したい問題点 ソリューション システム図 導入効果

さらなる活用に向けて


管理本部 経理財務部 
情報システムグループ 
グループリーダー 橋本俊治様
 
管理本部 経理財務部 
情報システムグループ 係長 山内広志様
 
 


本インタビューの際にも、稟議書の承認作業のワークフロー化や電子化されていない紙文書の管理等、新規活用のご相談をいただきました。今後、本格的に展開いただく中で、更なる活用案も生まれてくることと思われます。


今回導入いただいたシステムですが、文書管理に強みがあるFilingStarsと承認ワークフローに強みがあるFlowLitesが、各々の特長を活かした上で連携していますので、今後の活用シーンは広範囲にひろがります。これからも、多方面 でさらなる業務の効率化のお役に立てるよう、システム支援を行なっていきたいと思います。


FlowLitesとFilingStarsの連携:ワークフロー画面遷移
システム図
※クリックすると拡大します


三菱伸銅株式会社様

半導体リードフレーム材や自動車の端子コネクター材のリーディングカンパニーとして、高精度・高品質な各種の板・条の伸銅製品を国内外に提供しています。東京・千代田区に本社を構え、大阪・名古屋に支社を置いています。全社で品質マネジメントシステムISO9001、マザープラントである若松製作所では環境マネジメントシステムISO14001の認証に基づき、環境負荷の低減に配慮しながら地球環境にやさしい製品づくりを実践しています。


  ■本社所在地:〒102-8550 東京都千代田区二番町3番地
■TEL:03-3264-1230

三菱伸銅株式会社様の詳しいご紹介は
インターネットでご覧下さい。

■URL:http://www.mitsubishi-shindoh.com/

本製品はNECネッツエスアイ株式会社での取り扱いとなりました。
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