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文書管理システム「FilingStars for Notes」 導入事例
課題と導入効果 導入背景 ソリューション 今後の展望
お問い合せ
三井倉庫ロジスティクス株式会社様 契約書は資産。その思想のもと、契約書類を一括管理。原本は厳重保管し、文書管理システムで検索・閲覧。
家電物流の3PLでトップクラスの実績を持ち、2012年4月に三洋電機ロジスティクス株式会社から社名変更され、さらなる業態拡大を進める、三井倉庫ロジスティクス株式会社様。同社様では「契約書は資産である」という考えのもと、文書管理システムを導入して契約書の一括管理をご検討。従来より全社でグループウェア「Notes」を使用されていることから、Notesと連携可能な弊社の「FilingStars for Notes」をお選びいただきました。
 
課題と導入効果
?解決したい問題点
契約書類を一括管理するにあたり、各支店スタッフが容易に契約書を参照できる仕組みを構築したい。
文書管理システムの導入コストはできるだけ抑えたい。

!導入効果
契約書原本は本社で厳重に保管しながらも、PC端末から過去の契約書を簡単かつ迅速に検索・参照できるようになった。
既存のNotesの環境を流用できるため、新たなハードウェアやカスタマイズを必要とせず、リーズナブルに導入できた。
Notesを操作する感覚で操作できるため、ほとんどの社員が直観的に使用できた。
契約書管理のみならず、ナレッジマネジメントでの活用にも期待。

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導入背景
従来からご使用のNotesと連携できる、Notes版のFilingStarsを導入。
三井倉庫ロジスティクス株式会社 経営企画本部 総務・人事部 業務担当部長 三野外喜夫様
三井倉庫ロジスティクス株式会社
経営企画本部 総務・人事部 業務担当部長
三野外喜夫様
今回の導入事例の取材にあたり、三井倉庫ロジスティクス株式会社様 経営企画本部 総務・人事部 業務担当部長の三野外喜夫様、にお話をうかがいました。

三井倉庫ロジスティクス株式会社様(以下、三井倉庫ロジスティクス様)では、全国にネットワーク拠点を持ち、クライアントとの業務契約などは支店単位で行うケースが多いため、契約書類は契約を結んだ各支店で保管することが通例となっていました。
その後、2004年に新たな監査役の就任をきっかけに、「契約書は企業の資産。一括管理すべき」という考え方が生まれ、内部統制の強化を図る上でも、契約書類を本社に集約し、一括管理することになりました。と同時に、契約書の原本は本社内の耐火キャビネットで厳重に保管することになるため、各支店の営業スタッフが過去の契約書を参照する際の利便性を考慮して、契約書類をデータ化して文書管理システムで管理し、社員各自のPC端末から契約書を閲覧できる仕組みを整えることになりました。

文書管理システムの選定にあたっては、運用面、コスト面などから検討が重ねられ、同社様で1997年からご使用中のグループウェア「Notes」と高い親和性を持つことが決め手となり、弊社の「FilingStars for Notes」を導入いただきました。

また、Notesのデータベース機能を活用するため、新たな開発コストを掛けずに導入できる点や、将来的にNotesを使用しなくなった場合でも、簡単にデータ移行ができる点も選定理由として評価をいただきました。

契約書管理「FilingStars」

契約書原本はファイルにまとめ、耐火キャビネットで保管。

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本製品はNECネッツエスアイ株式会社での取り扱いとなりました。

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