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リース契約書管理システム「FilingStars」導入事例
解決したい問題点 ソリューション 導入効果
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NECキャピタルソリューション株式会社(旧:NECリース株式会社) 様 多種多様なリース契約関連文書を一元管理し、コンプライアンス強化と業務効率化を両立。
NECキャピタルソリューション株式会社(旧NECリース株式会社)様は、NEC製品のリース事業をはじめ、企業の経営資源に関する様々な課題を解決に導くソリューション事業を展開されています。このたび、内部統制の強化にあたり、リース事業に欠かせない多種多様な契約書や帳票類の管理の見直しを行い、その施策の一環として弊社のファイリングシステム「FilingStars」を導入いただきました。

内部統制の強化と既存システムの老朽化が導入のきっかけに。
解決したい問題点
内部統制強化に向けて、リース契約関連文書の管理の仕組みを見直したい。
旧システムで発生していた文書の登録から閲覧までのタイムラグを改善したい。
文書の閲覧・登録・削除等の作業におけるセキュリティの強化を図りたい。
帳票に付与されているバーコードを活用し、登録・検索を効率的に行いたい。
リース業務では多種多様な帳票を管理することが求められます。たとえば、ひとつのリース契約においても、サプライヤーからの見積書、お客様に提示する見積書、お客様と取り交わすリース契約書、サプライヤーへの発注書、製品をお客様に受け渡した際の引渡完了通知書、サプライヤーからの請求書、お客様への請求書等のさまざまな書類があり、その後、リース契約を解約したり、再リースを行う場合などにも各種の書類が発生します。

事務統括部長兼事務部長 陸田 健一 様
事務統括部長兼事務部長
陸田 健一 様
NECキャピタルソリューション様では、以前より電子ファイリングシステムを導入して、こうした書類の管理を行っていました。しかし、登録文書数が100万件を超えて飽和状態になり、既存システムのサポート期間も満了したことで、新たなシステムを探すことになりました。

新たなファイリングシステムの条件として、既存データの移行や業務効率の向上などに加え、以下の点がポイントになりました。ひとつは、同社様は2007年に基幹システムを一新し、契約の進捗状況を把握しやすいように主な帳票類にバーコードを付けて管理することを始めており、その基幹システムと連携させ、バーコードを文書管理にも活かしたいということ。もうひとつは、内部統制の強化に伴い、文書の登録・閲覧・削除に権限を設定し、より厳格かつ適正に管理が行えることでした。

こうした条件をクリアできるシステムとして、ご検討の結果、弊社のFilingStarsを導入いただくことになりました。

契約書管理「FilingStars」
解決したい問題点 ソリューション 導入効果

バーコード活用と基幹システム連携で、業務効率を向上。
1. 登録時にバーコードで属性情報を自動入力
スキャニング時に、文書に記載されているバーコードで契約番号・帳票種別を自動認識し、帳票種別の異なる書類をまとめて読み込んでも、種別単位に分割して登録できるようになりました。また、基幹システムと連携することにより、バーコード情報から、お客様の会社名、契約番号、申請番号等の属性情報を一括で自動登録できるようにしました。これらの仕組みにより、登録作業の省力化に大きく貢献しています。


2. 登録業務分散化により担当者の負荷軽減
旧システム運用時は、基幹システムと連携していない等の理由により、登録作業は支払いが完了した時点での集中作業となっていました。新システムでは、帳票種別を自動的に認識できるため、一部の書類だけを先行して登録することなどが可能になりました。登録作業を担当されるスタッフの方は半月に200〜3,000件もの書類を登録されており、「他の業務の合間に登録が行えるようになった」と好評です。


3. 登録後、即時検索・閲覧を可能に
旧システムでは、文書の本登録作業が夜間バッチでのデータ処理となっていたため、登録から閲覧可能までにタイムラグが生じていました。新システムでは登録作業後、リアルタイムで検索・閲覧できるため、お客様へのより迅速な対応が可能になりました。


4. 関連する契約書の検索性を向上
旧システムでは拠点ごとにキャビネットを分けていたため、書類の検索に時間がかかることがありました。また、一次リースと再リースは別部門で担当していることや、お客様の管轄拠点が変更になるケースなどもあり、キャビネットごとの検索ではすべての関連書類が網羅されないことも。そこで、新システムでは契約番号で一元管理を行い、関連文書がすべて検索結果に反映されるようにしています。


5. アクセス制限により、重要書類もファイリング
アクセス権限の見直しを行い、事前申請で書類の登録・削除を行えるスタッフの限定や、拠点間の閲覧制限など、セキュリティの強化を図りました。また、きめ細かい階層管理が可能であるため、旧システムでは管理し得なかった総務・法務関連書類や役員会・株主総会の議事録等の重要文書もFilingStarsで管理できるようになりました。
解決したい問題点 ソリューション 導入効果
解決したい問題点
内部統制強化に向けたリース契約関連文書の管理の仕組みの見直しが図れた。
基幹システムとの連携により、契約番号検索で関連文書のすべてが検索できるようになった。
登録時に属性情報が基幹システムから自動的に入力され、登録作業が省力化できた。
拠点で登録した文書をすぐに本部で確認・承認できるため、業務の迅速化が図れた。
アクセス制限を設定したことにより、議事録等の書類も合わせて管理できるようになった。
<システム図>
システム図

さらなる改善に向けて
実際の構築にあたっては、文書に捺印されている印影の表示とバーコード読取の両立が課題となりました。業務上、契約書類等の印影はきわめて重要で、登録後も鮮明に表示することが求められました。しかし、印影にあわせてスキャナの設定を濃くすると、バーコードがつぶれて読み取れない等の支障が発生。試行錯誤を重ね、システムでの改善を図り、最終的には二律背反する課題をクリアできる対策を講じました。これは弊社にとっても大きな技術資産となりました。

本システムは2008年7月より本格稼働をスタート。
日頃ご活用いただいている現場スタッフの方々からは、「検索スピードが速くなった」、「検索したときに漏れがなくなった」、「自動的に属性情報が入力されるので、登録が楽になった」などの評価をいただいています。また、その一方で「こうなれば、もっと使いやすい」などの前向きな提案もいただいており、今後も引き続きより使い勝手の良いシステムへ提案と改善を重ねていきたいと考えています。

事務統括部長兼事務部長 陸田 健一 様
「コンプライアンスの強化と業務の効率化の両立はなかなか難しいものがあります。今後も更に改善を重ね、良いシステムにしていきたいと思います」

事務統轄部 課長 西村 仁 様
「NECマグナスコミュニケーションズさんには、弊社の現場の業務を深く理解していただき、その上で効果的なシステムを構築していただきました。これからも良いパートナーとしてシステム改善を進めて行きたいと思っています。」
事務統轄部 課長 西村 仁 様

コーポレート・ファイナンス営業本部 アシスタントリーダー 木村 瞳 様
「旧システムから移行しても、違和感なく使えています。全体としては登録も検索もとても便利になりました。」
コーポレート・ファイナンス営業本部 アシスタントリーダー 木村 瞳 様

NECキャピタルソリューション株式会社 様

NEC製品をはじめICT機器のリース業務を行う、メーカー系リース会社として設立。2008年11月、設立30周年を機に社名を「NECリース株式会社」から「NECキャピタルソリューション株式会社」に変更。従来のリース業務を中心とした「ベンダー・ソリューション」に加え、機器の導入から廃棄まで資産管理を行う「資産ソリューション」、ファクタリングやABL等の企業融資を行う「金融ソリューション」の3本柱へと事業体制を拡げ、経営資源(キャピタル)全般に関する幅広いソリューション業務を展開されています。

 
所在地:本社/〒 108-0014 東京都港区芝5-29-11(NEC住生ビル)
TEL:03-5476-5625(代表)
URL:http://www.necap.co.jp
設立:1978(昭和53)年11月
事業内容:情報通信機器、事務用機器、その他各種機器・設備等のリース、割賦およびファクタリング、融資、集金代行業等

本製品はNECネッツエスアイ株式会社での取り扱いとなりました。
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