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不動産契約書管理システム「FilingStars」 導入事例
課題と導入効果 導入背景 ソリューション 今後の展望
お問い合せ
日本調剤株式会社様 出店に係る不動産契約書をプライベート・クラウド上で管理。更新時期の自動通知で業務の確実性と効率化を推進。
日本調剤株式会社様(以下、日本調剤様)は、全国に350店を超える調剤薬局チェーンを展開されています。同社様では、このたび弊社のドキュメント管理システム「FilingStars」を導入いただき、調剤薬局の出店に係る不動産契約書の管理を行うとともに、店舗の契約期間の期限管理も行い、更新時期が近づくと担当スタッフに自動的に契約期限がメール通知される有効期限通知機能をご活用いただいています。
 
課題と導入効果
?解決したい問題点
調剤薬局の不動産契約の期限管理をシステムで確実に行いたい。
将来的には、不動産契約書のみならず、さまざまなドキュメントを管理したい。
プライベート・クラウド上で稼働するシステムが望ましい。

!導入効果
今後さらに店舗が増えていく中で、各店舗の契約期間の期限管理をシステムで自動的に行えるようになり、失念やチェック漏れの心配がなくなった。
営業スタッフがPC端末からいつでも契約内容を確認できるようになり、業務の効率化につながっている。
不動産契約書のみならず、さまざまなドキュメントを一元管理して、事務工数の削減やチェック機能の強化を図る足掛かりができた。

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導入背景

マンパワーに頼っていた店舗の不動産契約の期限管理を、システムで確実に。
日本調剤株式会社 総務部係長 田中宏幸様
日本調剤株式会社
総務部係長 田中宏幸様
日本調剤様は日本全国に350店を超える調剤薬局を展開されており、年々その数を増やし続けています。店舗の不動産契約の形態は、自社用地で展開しているもの、土地・建物を借りて運営しているもの、ビルのテナントとして入っているものなど、店舗によって異なり、賃貸借等の契約期間も短いもので1年、長いものでは40年とさまざまです。不動産契約書の原本は総務部で保管していますが、各店舗の契約更新の期限については担当の営業スタッフが個々に把握して、対応を行っていました。しかしながら、店舗数の増加に伴い、営業スタッフのみで担当店舗の更新期限を管理することが難しくなり、時には更新時期を失念して期限直前に慌てて対応したこともあったといいます。そこで、不動産契約書を管理するシステムを導入し、これまで営業スタッフに一任していた店舗の更新期限もシステム上で管理することで、営業スタッフの負担軽減を図ることになりました。

そして、日本調剤様とかねてよりお付き合いのあった富士ゼロックス東京株式会社様を通じて、複数のシステムが候補に挙がり、その中から弊社のドキュメント管理システム「FilingStars」をご採用いただきました。

契約書管理「FilingStars」

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ソリューション

クラウド上で稼働する点や将来的な拡張性などが、導入の決め手に。
FilingStarsをお選びいただいた理由、並びに今回のプロジェクトにおける同システムの優位点は以下になります。

■有効期限通知機能で更新時期を通知
今回のシステム導入の大きな目的が、これまで営業スタッフに任せていた各店舗の更新期限の確認です。FilingStarsには有効期限通知機能が備わっており、あらかじめ有効期限、通知期間、通知先などを設定しておくことで、期限が近づくと、その旨を担当者に自動的にメール通知することができます。

日本調剤様では、契約期間の長い店舗は更新期限の1年前に、契約期間の短い店舗は更新期限の3ヵ月前に最初の通知メールが担当の営業スタッフに送られるという具合に、店舗ごとに最適なタイミングを計って設定しています。これにより、万一営業スタッフが更新期限を失念しても、事前に通知メールが届くので安心です。
■文書管理全般に活用できる汎用性
今回候補に挙がったシステムの中には、契約書に特化したシステム等もあったとのことですが、FilingStarsのさまざまな文書に対応できるという点も採用のポイントになりました。当初の対象は、総務部で保管している不動産契約書の管理ですが、いずれは総務部以外の部署を含め、契約書、設計書、履歴書などといったあらゆるドキュメントをFilingStarsで一元管理できれば、事務工数の削減や内部統制の強化等にもつながるのではないかという期待感もあったとのことです。
■プライベート・クラウド上で稼働可能
日本調剤様では社内にプライベート・クラウドを構築されており、FilingStarsがクラウド上でも稼働できる点も導入の決め手のひとつになりました。
また、以前は営業スタッフが担当店舗の契約内容を確認したい場合、本社総務部に足を運んで契約書の原本に当たるか、総務部に問い合わせて原本のコピーをFAXしてもらうなど時間と手間が掛かっていました。しかし、FilingStars導入後は、PC端末のWebブラウザからいつでもどこでも契約内容の基本条項を閲覧することができ、営業スタッフ、総務部スタッフの双方にとって業務の効率化につながっています。さらに契約書原本を直接取り扱う機会が減るため、破損・紛失等のリスクも低減できます。
■Excelデータを一括登録
日本調剤様では、店舗数に比例して増え続ける不動産契約書を整理するため、店舗名、契約期間、契約形態などの基本情報をExcelでリスト化し、原本のインデックスとして活用されていました。FilingStarsはExcelデータの一括登録が可能であるため、初期登録としてまずこのExcelのリストを一括登録し、それをベースに期限通知の設定や契約書の重要部分の入力などを行うことで、登録作業の負担軽減を実現しています。

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今後の展望

さらなる活用に向けて。
2011年9月現在、総務部のスタッフが中心となってFilingStarsへの登録作業を進めており、まもなく営業スタッフに公開し、本格的な稼働がスタートします。

今回のプロジェクトについて、日本調剤様の担当の皆様にお聞きしました。

プロジェクトの中心的役割を担われた、総務部係長の田中宏幸様
「年々店舗が増えていく中で、更新期限の管理は長年の課題でした。今回のシステム導入により、営業スタッフが担当店舗の更新期限をしっかり管理でき、また複数の目でチェックできるようになったのは大きいと思います。システム導入に関わったのは今回が初めてで大変な面もありましたが、富士ゼロックス東京株式会社さんやNECマグナスコミュニケーションズさんのサポートのおかげで、思っていたよりもスムーズに導入できたと評価しています。」

日本調剤株式会社 システム部課長 小宮尚之様
日本調剤株式会社
システム部課長 小宮尚之様
システム部の責任者としてプロジェクトをサポートしてくださった、システム部課長の小宮尚之様
「FilingStars導入を皮切りに、将来的にはドキュメントの一元管理、さらに長期的には弊社の会計システム等とも連携して、システム上で業務フローの適切な仕組みができて、かつ適切なチェック機能も働くようになれば、余計なエビデンスを出すことなく、監査も内部統制もクリアできるようになるでしょう。いずれはそういうところまで持っていきたいですね。」

日本調剤株式会社 システム部主任 刈田悟様
日本調剤株式会社
システム部主任 刈田悟様
今回のプロジェクトのシステム側担当者を務めた、刈田悟様
円滑なプロジェクトの推進とサービスインが主たる目的ではあるものの将来的な拡張を見据えた上で既存のシステム基盤の有効活用と効率的な運用環境の構築に向けての方策をご提示いただきました。
「環境や手順の構築において不明な点があり、NECマグナスコミュニケーションズ様のサポート窓口に相談したところ、即解決につながる手段を回答していただきました。我々のニーズを把握されている専用窓口があるのは今後に拡大に向けても大変に心強いですね。」

日本調剤株式会社 総務部 河原竜也様
日本調剤株式会社
総務部 河原竜也様
現在FilingStarsへの登録作業を担当されている、総務部の河原竜也様
「店舗ごとに更新時期、自動更新のもの、更新に協議が必要なものなどを確認しながら、通知時期の設定等を行っています。登録作業は時間も掛かり大変ですが、この段階で丁寧に準備しておけば、後に使いやすいシステムになると思いますので、頑張っています。」

日本調剤様のFilingStarsの本格的な稼働はこれから。今後ご活用いただくにつれて、さまざまなご要望やご意見が出てくるのではないかと思います。こうした現場の皆様の声を遠慮なくお申し付けいただくことで、お客様と二人三脚でより使いやすいシステムへと成長させていきたいと考えています。

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日本調剤株式会社 様

1980(昭和55)年の創業以来、「日本全国に医師と薬剤師双方が専門家として患者さまの健康管理にあたる『医薬分業』を広める」ことを理念に掲げて、調剤薬局のチェーン展開を進め、現在では北海道から沖縄までの全都道府県に出店し、店舗数は350店を超えています。特に調剤薬局の顔である薬剤師の育成には力を入れており、医療人としての知識や意識、患者様への応対などに長けた薬剤師の方々が社員として多数おられることも特徴のひとつです。また、医療費抑制の観点からジェネリック医薬品の普及促進にも積極的に取り組んでおり、グループには製薬メーカー機能を持つ会社も保有しています。

 
所在地:本社/〒100-6737 東京都千代田区丸の内1-9-1 グラントウキョウノースタワー37階
TEL:03-6810-0800(代表)
URL:http://www.nicho.co.jp/
設立:1980(昭和55)年3月
事業内容:保険調剤薬局チェーンの経営

本製品はNECネッツエスアイ株式会社での取り扱いとなりました。
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