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ドキュメント管理システム「FilingStars」導入事例
解決したい問題点 ソリューション 導入メリット 導入効果 今後の展望
お問い合せ
株式会社 生和建設株式会社 様 基幹業務を統合的に見直し、IT業務処理統制を構築。さらに証跡・証票管理の実現により、業務の透明性を高め、内部統制にも対応。

土地オーナーの資産活用のエキスパートとして、賃貸マンションの企画・設計・施工から入居者の斡旋・経営管理までをトータルに手掛ける、生和建設株式会社様(以下、生和建設様)。経営健全度ランキングで全国7位、西日本2位(「週刊ダイヤモンド」2007年1月20日号・全国建設業ランキングより)を誇り、健全経営でお客様の高い信頼を得られています。今回、生和建設様では業務の透明性と効率性を高めるべく、ERP統合業務システムをご導入。基幹業務のIT化に加え、電子申請・承認・決裁を可能にし、さらに弊社のドキュメント管理システム「FilingStars」を組み込むことで、内部統制対策に欠かせない証跡・証票管理も実現されました。


解決したい問題点 ソリューション 導入メリット 導入効果 今後の展望

IT業務処理統制の実現を目指して
<目的>
業務の効率化
業務の見える化
証跡・証票管理
説明責任(的確迅速な回答)
ステークホルダーへの信頼性の向上
<業務要求機能>
ERPシステムやワークフローシステムと連携できる、文書管理システムが欲しい。
電子承認された文書類を一元管理して、全社で情報を共有したい。
支店ごとに紙ベースで保管されている文書類を電子化することで、情報資産として活用したい。
現状の業務スタイルをできるだけ変えることなく、システムを導入したい。

システム開発部 小倉良二課長
システム開発部 小倉良二課長
生和建設様が基幹システムの導入を検討され始めたのは2006年の暮れ頃。外部のコンサルティングを入れて、現状の業務を見直すとともに、同社の業務や規模に最適なシステムの選定を行いました。複数社のシステムが候補に挙がるなか、NECグループが共同で提案した、基幹業務パッケージ「EXPLANNER/C」およびERP連携ワークフロー「EXPLANNER/FL」、そしてドキュメント管理システム「FilingStars」を連携させたシステムをご導入いただけることになりました。
今回のシステム導入の責任者である、システム開発部の小倉良二課長に選定の理由をうかがいました。
「実は約10年前にも基幹システムの導入を試みたのですが、システム導入のメリットばかりを追求したため、現場での業務とかけ離れたものになってしまい、うまくいきませんでした。その反省を踏まえて、今回は現場で行っている業務スタイルをできるだけ変えることなく活用できるシステムを求めました。その点、ご提案いただいたシステムは3つのパッケージを組み合わせたものなので、すべての業務をシステムに委ねなくても、要所要所はデータ化を義務づけ、そのほかの運用については各支店や各部門の裁量に任せることができるといった柔軟性が決め手となりました」。

2007年4月に本システムの導入が決定し、翌5月には要件定義としてご要望をお聞きし、生和建設様のさまざまな業務に対応できるシステムの構築に着手。2008年4月よりシステム稼働となりました。
解決したい問題点 ソリューション 導入メリット 導入効果 今後の展望

FilingStarsによる「証跡・証票管理」のメリット
前述の通り、今回のIT業務処理統制システムは3つのパッケージから構成されています。これらはマスタ連携をはじめ、密接に相互連携するよう構築されており、まるでひとつのシステムを操作しているかのようなユーザビリティを発揮します。
生和建設様の業務フローにおける一連のシステム上の流れは以下の通りです。
同社の場合、ひとつの案件に対して、営業、設計、工事、不動産などの各部門の皆様が動くことになります。それに伴って発生する部門ごとの予算管理や受発注管理等の個別業務処理は「EXPLANNER/C」で統合管理され、申請・承認・決裁が必要なものは「FlowLites」で管理部門が電子承認を行うことにより、業務効率の向上と見える化を実現。さらに、それらの証跡・証票が業務手続のなかで「FilingStars」に自動的に格納されるという流れです。また、現場業務のほか、人事・総務系の文書も同様に管理されます。

業務フロー図
業務フロー図

本システムに「FilingStars」が組み込まれているメリットについて、小倉課長にお聞きしました。

(1)文書の電子化が安心感を醸成。
「これまで紙ベースで保管していた重要な文書類が電子化され、自動的にFilingStarsに蓄積されていくわけですから、いざ必要となったときにはFilingStarsを見ればいいという安心感がありますね。また、申請中の文書も閲覧できるので、他部門の資料が必要になったときも、検索画面で受注番号を打ち込むだけで、簡単にすべての関連文書を参照できるようになりました。これまでは資料が必要な部門に連絡してFAXで送ってもらっていたので、資料を揃える手間がかかったり、タイムラグがあったり、送信漏れなどがありましたが、それらが解消されました」。


(2)キャビネット活用で、セキュリティ管理も。
「営業部門は支店ごとに管理が異なるため、支店間ですべての情報を共有できるわけではありません。もちろん個人情報を扱う人事・経理系の情報も同様です。そこで、FilingStarsのキャビネット単位で文書を分類して保管し、全社で共有できる文書と閲覧を制限する文書を明確に分け、セキュリティ管理を行っています」。


(3)過去の実績データを経営資産に。
「FilingStarsに各案件の事業計画、概算見積、プラン図などの実績データが蓄積されていけば、同じような案件が発生した際により迅速に対応できるほか、今までにない新たな提案ができるようになるのではと期待しています。また、実績データをいろいろな角度から分析することで、営業以外の部門から案件受注につながる提案が生まれるかもしれません。今はまだシステムが稼働したばかりでデータの蓄積はわずかですが、いずれはこれらを情報資産として活用し、攻めの営業、攻めの経営に活かしていければ、と思っています」。

また、上記のほか、IT業務処理統制を実現したことで、システム導入の目的であった業務の効率化や業務の見える化の推進、さらにはコンプライアンスの強化も期待できます。
解決したい問題点 ソリューション 導入メリット 導入効果 今後の展望
導入効果
すべての重要な文書が紛失や破損の不安なく、FilingStarsに蓄積されているという安心感が生まれた。
同一案件の他部門の情報をリアルタイムに閲覧できるようになり、業務効率の向上が図れた。
過去の案件データを参照することで、迅速に事業計画を立案できるようになった。
実績データを分析・活用することで、提案型の営業展開が期待できる。

在来工法 施工例
在来工法 施工例
住宅金融公庫 KANSAI優良団地賞
住宅金融公庫 KANSAI優良団地賞
解決したい問題点 ソリューション 導入メリット 導入効果 今後の展望

今後の活用に向けて
今回の取材を行ったのは、稼働から約半年後。スタッフの皆様が新システムに馴染んできた頃です。導入当初は、これまで手書きで行っていた帳票の作成をPCに入力しなければならないなどの戸惑いはあったようですが、業務が大きく滞ることもなく、システム導入のいちばんの条件であった「現状の業務スタイルを大きく変えることなく、コンプライアンスや環境問題に対応する」という課題はおおむね実現できているようです。

今後の課題について小倉課長にお聞きしました。
「現在の基幹システムはあくまでプロトタイプだと思っていますので、段階的に発展させていきたいと思っています。文書管理についていえば、今後は紙ベースで保存していた従来文書も電子化してFilingStarsで保管し、情報資産として営業活動などに活かしていきたいと考えています。ペーパーレスを進めることは、環境問題への取り組みにもつながりますからね。また、FilingStarsは単体でも活用でき、操作方法も簡単なので、各支店や各部門で工夫して自由に運用してもらえたらいいですね」。

生和建設様のケースでは、FilingStarsは基幹システムのアーカイブ的な役割を担っていますが、さらにさまざまなシーンで活用できるポテンシャルを秘めています。今後は新たな活用方法なども提案しながら、末永くお付き合いさせていただきたいと考えています。

生和建設株式会社 様

生和建設株式会社
賃貸マンションの企画・設計・施工を通じて、土地オーナーの方々の資産運用をサポートされています。創業以来40年近くにわたって無借金経営を続けられている信頼性に加え、土地活用の提案から設計・施工、入居者斡旋、経営管理、メンテナンスまでを一括して行う「STSS(生和トータルサービスシステム)」の安心感で、大きな実績を挙げられており、年間200〜250棟のマンションを完工しています。また、建設会社ならではの一括責任施工による確かな技術力や、最長35年間の一括借り上げ等のバックアップ体制も高い評価を得ています。東大阪に本社を構え、関西、関東、東海、九州に支店を置いて、全国で事業を展開されています。
 
所在地: 【本 社】 〒577-0012 大阪府東大阪市長田東3-1-17
TEL:06-6744-0661(大代表)
  【関東本部】 〒101-0052 東京都千代田区神田小川町1-2
TEL:03-3257-1777(大代表)
URL:http://www.seiwa-stss.jp/
設立:昭和46(1971)年4月16日
事業内容:総合建設業

本製品はNECネッツエスアイ株式会社での取り扱いとなりました。
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