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契約書管理システム(FilingStars+紙文書電子化サービス) 導入事例
導入効果 導入背景 ソリューション 今後の展望
お問い合せ
株式会社 サンライズ様 複雑化・多様化するアニメ作品に関する契約書を電子化。システムの活用により、検索にかかる手間と時間を削減。
『機動戦士ガンダム』シリーズをはじめ、アニメーション制作会社として数々の人気作品を手掛けられている、株式会社 サンライズ様。1本のアニメ作品を制作するにあたっては、さまざまな契約が発生します。同社様では業務上、過去の契約書を参照するケースが多いことから、既存の契約書類を電子データ化し、文書管理システムで管理・運用することをご決断。弊社の「契約書管理システム」を導入いただきました。
 
導入効果
!導入効果
約5,000件に及ぶ既存の契約書類を電子データ化できた。また、「契約書は美しく」とする企業文化を、電子化後も継承することができた。
過去の契約書を閲覧する際、従来はキャビネットから該当ファイルを探していたが、法務部の専用PCで簡単に閲覧できるようになった。
さまざまな検索条件を付与したことにより、該当の契約書を迅速に検索・閲覧できるようになった。
導入背景
直観的に使える操作性と、既存契約書の電子化までできることから、採用へ。
今回の導入事例の取材にあたり、株式会社 サンライズ様の法務部から、部長の巖本陽一郎様、課長の田中英二様、山本啓太様にお話をうかがいました。

株式会社 サンライズ様 法務部 課長 田中英二 様
株式会社 サンライズ様
法務部 課長
田中英二 様
1972年の創立以来、約300本ものアニメーション作品を制作されている、株式会社 サンライズ様(以下、サンライズ様)。その1本1本の作品について、さまざまな契約書が存在します。たとえば、出資者や共同制作者と締結する制作契約、作品を放映するテレビ局などとの契約、監督や脚本家、キャラクターデザイナーなどの外部クリエイターとの契約、キャラクターグッズなどを販売する際の契約など、その契約は多岐にわたります。とくに近年はアニメーション人気やコンテンツビジネスの進展などを背景に、契約内容はより多様化・複雑化し、1本の作品に関わる契約書類もそれに伴って増え続けているといいます。

これらの契約書はサンライズ様の法務部で管理されており、作品ごとにファイルされ、キャビネットに保管されています。同社様では著作権を運用する窓口が分かれており、それぞれのスタッフは「作品をビデオ化する場合、窓口権はどこに帰属するのか」「ロイヤリティーの配分はどうなるのか」などの契約内容を確認したり、新たな作品を制作する上で過去の類似ケースを参考にする際など、日常業務の中で頻繁に法務部を訪れて契約書を参照していました。

法務部の巖本部長にお聞きしました。
「かつては作品数も少なかったので、各スタッフの“こういう契約を確認したいのだけど、どのファイルを見たらいい?”という問い合わせに、熟練した法務部スタッフが対応していました。しかし、作品数が増え、契約が複雑になるにつれて、法務部ですべてを把握することが効率的ではなくなり、数年前からシステムで契約書を管理する必要性を感じていました」。

大型ディスプレイに、FilingStarsの画面を映して打ち合わせ。写真手前が、株式会社 サンライズ様法務部部長の巖本陽一郎様。
●大型ディスプレイに、FilingStarsの画面を映して打ち合わせ。写真手前が、株式会社 サンライズ様法務部部長の巖本陽一郎様。
そこで、サンライズ様のPC端末やネットワークの運用支援およびメンテナンス等でお付き合いのあったNECフィールディングならびにNECフィールディングシステムテクノロジーに相談を持ちかけ、 同社を通じて弊社の文書管理システム「FilingStars」をご紹介させていただくことになりました。そして、デモを1回実施し、導入を即決いただきました。

採用の理由について巖本部長にお聞きしました。
「我々がシステムに求めたのは、見たい契約書をすぐに検索できること。そして、既存の大量の契約書をシステムで使えるようにすることでした。FilingStarsのデモを見せていただき、Google等でWebサイトを検索するのと変わらない操作性で該当書類を検索できる使い勝手の良さと、既存の契約書を電子データ化してシステムに組み入れることもお任せできるということで、NECマグナスコミュニケーションズさんにお願いすることを決めました」。

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本製品はNECネッツエスアイ株式会社での取り扱いとなりました。

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